Microsoft Word 편지 병합으로 이메일 쓰기 생산성 향상

Microsoft Word의 편지 병합 기능은 탁월한 생산성 도구입니다. Word의 편지 병합 기본 기능이 지원하지 않는 개인화 된 제목 줄 및 첨부 파일을 만드는 방법을 아는 것은 전자 메일을 대량으로 작성해야하는 경우 생명의 은인이 될 수 있습니다..

오늘의 기사에서는 Word의 2010 편지 병합 마법사를 사용하는 방법, 맞춤 전자 메일 제목을 작성하는 방법, 각 전자 메일받는 사람마다 다른 첨부 파일을 설치하는 방법을 배우게됩니다.

이미지 by M! R

메일 그룹 만들기

Word의 편지 병합 기능을 사용하면 Outlook 연락처, Excel 또는 Access 데이터 원본 또는 Word 데이터 파일에서 전자 메일 주소를 가져 와서 수동으로 각받는 사람의 전자 메일 주소를 입력하는 지루한 작업을 줄일 수 있습니다.

Outlook의 연락처는이 세 가지 중에서 가장 좋은 옵션입니다. 아직 사용하지 않았다면 Outlook 주소록을 업데이트 할 수있는 좋은 기회가 될 것입니다. 그 방법을 알려 드리겠습니다. Outlook 연락처를 설정하는 방법을 이미 알고있는 경우 다음 섹션을 건너 뛰고 편지 병합을 시작할 수 있습니다. 그렇지 않으면 다음 두 섹션에서 웹 기반 연락처 목록을 가져 와서 Outlook 연락처를 설정하는 방법에 대한 몇 가지 기본 사항을 제공합니다.

메일 프로필 설정

Outlook 연락처 설정은 계정의 이메일 주소, 비밀번호, 서버 정보 및 이메일 메시지 및 주소와 같은 다른 데이터에 대한 링크를 저장하는 메일 프로필을 만드는 것으로 시작됩니다.

특정 이메일 계정에 맞게 조정 된 일부 프로필을 만들 수 있습니다..

적절한 프로필 이름을 사용하면 메일 프로필과 연결할 전자 메일 계정을 식별 할 수 있습니다.

ISP로부터받은 전자 메일 주소 또는 세 번째 옵션을 선택하여 전자 메일 계정을 사용하여 전자 메일 프로필을 구성 할 수 있습니다.

POP 서비스를 제공하는 이메일 제공 업체 (예 : Gmail)를 사용하려면 '인터넷 이메일'을 선택하십시오..

각 인터넷 이메일 제공 업체마다 POP 구성이 다르므로 사용자 설명서를 읽고 POP 설정을 배우십시오..

축하해! 이 화면이 표시되면 메일 프로필을 성공적으로 설정했습니다. 이제 Outlook의 연락처 폴더를 설정할 준비가되었습니다..

연락처 폴더 채우기

Outlook에 수동으로 메일 그룹을 입력하거나 Gmail, Yahoo 또는 Hotmail 주소록과 같은 다른 웹 기반 주소록을 가져올 수 있습니다. 대부분의 웹 기반 전자 메일 공급자를 사용하면 주소록을 Outlook 호환 데이터 원본으로 내보낼 수 있습니다. 예를 들어 Gmail을 사용하면 주소록을 Outlook 호환 CSV 파일로 내보낼 수 있습니다..

Outlook 가져 오기 기능은 csv, vcard, RSS, iCalendar 등 다양한 파일 형식을 지원하므로 편지 병합 메일 그룹을 만드는 데 훌륭한 도구입니다..

CSV 파일은 Outlook의 "기타 프로그램 또는 파일"범주에 속합니다..

ACT 파일, DOS CSV, Lotus, Access 97-2003, PST 파일은 Outlook에서 지원하는 프로그램 파일 중 일부입니다. 우리는 쉼표로 구분 된 값 (Windows) 파일 형식을 선택했습니다..

이제 Gmail 주소록에서 방금 내 보낸 CSV 파일을 찾습니다..

이 모든 폴더 중에서 연락처 폴더는 편지 병합 목적에 가장 적합한 옵션입니다..

Outlook에서 가져 오는 전자 메일 주소의 수에 따라 연락처를 가져 오는 데 몇 분이 걸립니다..

Outlook에서 모든 연락처를 가져 오면 편지 병합을 위해이 연락처 폴더를 사용할 수 있어야합니다..

편지 병합 마법사

빈 문서로 시작하여 "Mailings"리본을 열어 편지 병합을 시작하십시오.

마법사는 초보자가 첫 번째 편지 병합 작업을 시작할 수있는 가장 좋은 방법입니다..

메시지 수신자 선택

마법사는 편지 병합을위한 문서 유형을 선택하도록 요청할 것이고, 전자 메일 메시지는 오늘날의 편지 병합을위한 적절한 문서 유형입니다.

빈 문서, 템플릿 또는 기존 문서에서 전자 메일 메시지를 작성할 수 있습니다..

3 단계에서 Outlook 연락처 폴더를 편지 병합 메일 그룹으로 선택하십시오..

시스템에 설정 한 메일 프로필을 사용할 수있는 옵션이 있습니다..

Outlook에서 Gmail 주소를 성공적으로 가져온 경우 연락처 수는 0보다 커야합니다..

해당 확인란을 선택하여 이메일 배포에 포함시킬 사용자를 선택하십시오..

전자 메일 메시지 작성

전자 메일 메시지 작성을 시작하고 제목이나 성 등 개인화 된 메시지를 문서의 적절한 위치에 배치하려는 병합 필드를 삽입하십시오.

각 병합 필드는 이중 갈매기 안에 들어 있습니다. 편지 병합 마법사를 완료하면 연락처 카드 정보로 대체됩니다..

"다음 : 전자 메일 메시지 미리보기"링크를 클릭하여 Word에서 병합 필드를 처리하는 방법을 확인하려면 전자 메일 메시지를 미리 봅니다..

미리보기가 마음에 들면 "다음 : 병합 완료"링크를 클릭하면 Word가 병합 된 전자 메일을 공통 제목 줄이있는 모든받는 사람에게 보냅니다..

제목 줄 개인화

마법사는 편지 병합 프로세스를 다음 단계로 나눕니다. 올바른 문서 형식 및 서식 파일 선택, 메일 그룹 만들기, 편지 병합 미리보기 평가 및 모든받는 사람에게 전자 메일 보내기.

이 시점에서 마법사가 지원하지 않는 두 가지 일반적인 전자 메일 작성 활동, 개인화 된 제목 줄 작성 및 다른 첨부 파일 설정에 주목할 수 있습니다. 편지 병합에서 매크로를 사용하여 마법사를 완료하기 전에 매크로를 사용해야합니다..

편지를 연 상태에서 "Alt + F11"을 눌러 작업중인 Word 창에서 "ThisDocument"를 두 번 클릭하여 매크로 편집기를 엽니 다..

전문가 매크로 코드 hutchinsfairy가 작성한이 매크로 코드를 빈 창에 붙여넣고 저장하십시오..

응용 프로그램으로 WithEvents wdapp를 어둡게합니다. EMAIL_SUBJECT를 문자열로 희미하게합니다. FIRST_RECORD는 부울로 희미합니다.
Private Sub Document_Open () wdapp = 응용 프로그램 설정 ThisDocument.MailMerge.ShowWizard 1 End Sub Private Sub Document_Close () wdapp = Nothing 설정 End Sub Private Sub wdapp_MailMergeBeforeRecordMerge (ByVal 문서로 문서, 부울로 취소) Dim i As Integer ActiveDocument.MailMerge 사용 FIRST_RECORD = True 인 경우 EMAIL_SUBJECT = .MailSubject FIRST_RECORD = False Else .MailSubject = EMAIL_SUBJECT 끝면 i = .DataSource.DataFields.Count i> 0 동안 .MailSubject = 바꾸기 (.MailSubject, "", .DataSource.DataFields (i) .Value,,, vbTextCompare) i = i - 1 고리 끝 End Sub Private Sub wdapp_MailMergeBeforeMerge (ByVal 문서로 문서, ByVal StartRecord 같이 길게, ByVal EndRecord 길게, 부울로 취소) FIRST_RECORD = True End Sub 개인 하위 wdapp_MailMergeAfterMerge (문서로 ByVal 문서, 문서로 ByVal DocResult) ActiveDocument.MailMerge.MailSubject = EMAIL_SUBJECT
End Sub

문서로 돌아가서 "다음 : 병합 완료"링크를 클릭하여 이메일을 보내십시오..

메시지를 보내려면 "전자 메일 ..."링크를 클릭하십시오..

셰이프로 둘러싸인 적절한 병합 필드를 제목 줄에 배치합니다..

Word에서 문서를 전자 메일로 보낼 때 매크로가 병합 필드를 구문 분석하고이를받는 사람의 성으로 바꿉니다..

전자 메일에 다른 항목 부착

지금까지 편지 병합 마법사를 사용하는 방법과 제목 필드를 개인화하는 방법을 배웠으며 오늘 자습서를 완료하기 위해 전자 메일마다 다른 파일을 첨부 할 수있는 타사 추가 기능을 보여줍니다.

추가 기능을 다운로드하고 압축을 풀면 추가 기능이 Word 문서 서식 파일로 제공됩니다. Word 2007을 사용하는 경우 "CreateEMailData Word 2007 Ver02"를 사용하고 Word 2003을 사용하는 경우 "CreateEMailData Word 2003 Ver02"를 사용하십시오..

"% appdata % \"가 Microsoft 시작 폴더 인 "% appdata % \ Microsoft \ Word \ STARTUP"폴더에 해당 문서 템플릿을 복사하십시오.이 경우 "C : \ Users \ zainul \ AppData \ Roaming".

Microsoft 시작 폴더에 파일을 복사 한 후 Word를 다시 시작하면 "Mailing"리본 메뉴에서 데이터 파일 만들기 및 전자 메일로 병합이라는 두 가지 새로운 추가 기능이 나타납니다..

왼쪽 열에받는 사람 전자 메일 주소, 오른쪽 열에 첨부 파일의 전체 경로 등 두 열로 된 테이블로 데이터 파일을 준비한 다음 전자 메일 병합 문서와 같은 폴더에 "MergeAttachmentsData"라는 이름으로 저장합니다. 파일을 "MergeAttachmentsData"로 저장해야한다는 점을 강조해야합니다. 그렇지 않으면 추가 기능에서 파일을 찾아 첨부 파일을 찾을 수 없습니다..

편지 병합 문서로 돌아가서 문서를 개별 파일로 나눕니다..

새로운 단어 문서 창이 나타나야하고 "이메일에 병합"추가 기능 버튼을 클릭하십시오. 이미 데이터 파일을 준비 했으므로 노란색 대화 상자에서 '확인'버튼을 클릭하기 만하면됩니다..

이메일에 적절한 제목을 입력하고 확인을 클릭하면 Outlook에서 데이터 파일에 지정한 첨부 파일이 포함 된 이메일을 보냅니다..

많은 유용한 기능을 갖춘 Word는 진정으로 뛰어난 생산성 도구입니다. 우리는 독자들에게 더 많은 Word 기사를 쓸 수 있기를 기대합니다. 그 사이에, 우리의 위치에 다른 낱말 기사를 체크 아웃하십시오.

오늘 기사에서 Word 편지 병합을 사용하는 방법을 배웠 으면합니다. 의견 섹션에서 다른 동료들과 다른 편지 병합 팁을 자유롭게 토론 할 수 있습니다..