지출 시간 단축 및 이메일 수신

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전자 메일을 사용하면 통신이 더 쉬워 지지만 시간을 절약 할 수도 있습니다. 수신 이메일을 처리하고 보내는 이메일을 작성하여 시간을 절약하는 방법에 대해 알아보십시오..

2005 년 조사에 따르면 직원 인터뷰에 따르면 이메일로 낭비되는 시간이 10,000 명의 직원이 연간 약 152,000,000 달러의 임금을 잃는 결과를 낳았습니다.

이메일에는 분명히 단점이 있습니다. 명확하지 않은 이메일은 중요한 업무 관련 작업, 클라우드 커뮤니케이션 채널에서 직원을 분산 시키며 종종 추가 작업을 만듭니다. 아래 제안 사항을 따르면 이메일의 함정을 피할 수 있습니다..

수신 전자 메일로 시간 낭비 할 수있는 방법

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당신의 시간을 낭비 할 수있는 많은 종류의 이메일 메시지가 있습니다. 그 :

여러 메시지에서 줄이고 포괄적 인 메시지로 압축 할 수 있습니다.
자신과 직접적인 관련이 없음
직접적인 방법으로는 아니지만 당신이 어떤 방식으로 반응해야하는지 (그리고 시간을내어 먹는지) 알 수 없습니다.
어떤 행동을 취하도록 지시하지 마십시오 (비생산적입니다)
웹에서 시간을 낭비하도록주의를 산만하게하거나 격려하십시오.
전자 메일에는 적합하지 않으며 업무 회의와 같은 동적 인 커뮤니케이션 채널이나 내용에 더 적합한 형식 (정보가 풍부한 독립 실행 형 문서)

받는 전자 메일을 효율적으로 처리하는 방법

전자 메일을 효율적으로 읽고 처리하려면 두 가지 사항에 초점을 맞춰야합니다. 즉, 전자 메일의 메시지 (또는 부족)를 파악하고 응답으로 취할 조치를 결정해야합니다.

1 단계 : 메시지 (또는 부재 중) 파악

새 이메일을 읽을 때마다 가능한 한 시간을 들여 파악하십시오.

발표자가 귀하를 직접 또는 간접적으로 대하고 있는지 여부
연사가 당신에게 기대하는 것을 말했는지 여부
그것이 명확한 방식으로 이루어 졌는지 여부
전체 메시지가 나와 관련이 있는지 여부
전체 메시지가 적합한 것처럼 보일지, 발신자와의 관계에 대한 컨텍스트 (예 : 비즈니스 관계를 시작하려는 경우 부족)

이렇게하면 전자 메일의 메시지와 응답 방법을 확인할 수 있습니다. 즉, 첫 번째 장소에서 응답하려는 경우.

연사가 귀중한 시간을 낭비하도록 유인 할 수있는 하나 이상의 작업을 수행하는 경우 다음과 같이 메모하는 것이 특히 중요합니다.

그들이 말하는 것을 분명히하고있다.
혼란 스럽거나 완곡 한 방식으로 언어를 사용하여 구체적으로 말하지 마십시오. (예 : "나는 우리가 어떤 시점에서 마음을 가질 필요가 있다고 생각합니다."대 "이번 주에 전화해서 연중 무언가 중요한 것을 이야기 할 수 있습니까? ")
주제 넘기기 또는 주제 해제
귀하의 비즈니스가 아닌 정보, 부적절한 정보, 불쾌한 정보 또는 일관성없는 정보 포함
귀하와 관련이없는 메시지를 참조하거나 벙어리
다양한 이메일을 통해 동일한 메시지를 반복하거나 이메일 이외의 이전 통신에서 이미 다루어 진 내용을 반복하십시오.
이미 논의하고 해결 한 것에 대해 쓰기 - 잊어 버렸거나 부주의 한 방식으로

이러한 유형의 상황에서는 의사 소통에 소요되는 시간을 최소화하는 효과적인 방법으로 대응하는 데 특히주의하십시오. 위의 모호한 전자 메일 시나리오가 시간을 낭비하게하는 것이 쉽기 때문에.

2 단계 : 취할 행동 결정

메시지가 무엇인지 알고 나면 가장 생산적인 응답 방법을 찾아냅니다. 몇 가지 일반적인 응답은 다음과 같습니다.

대화를 전화 및 회의 통화와 같은 더 나은 통신 매체로 이동
이메일을 통하지 않고 여러 사람이 반복적으로 질문하는 질문에 응답하지만 Google 문서와 같이 정보를 풍부하게 공유 할 수있는 매체를 통해 응답합니다.
발표자가 귀하에게 기대하는 바를 분명하게 나타내지 않는 메시지에 응답하지 않습니다 (조금이라도 무례하다고 생각 되더라도).
"보고서를 완성하고 싶습니까?"또는 "어떻게하면이 프로젝트에 기여하겠습니다?"와 같이 직접적이고 간단한 질문으로 불분명 한 메시지를 처리합니다.
전화를 받고 그 사람에게 언제든지 전화를 걸면 연극이나 통신 고장이 발생하기 시작합니다. 전자 메일을 통해 그 그림을 그리는 데 시간이 오래 걸리고 갈등이 심화 될 수 있습니다.

3 단계 : 작업 복귀

가장 중요한 것은 전자 메일 (응답하지 않고 메시지를 삭제하는 것으로 구성 될 수 있음)에 응답 한 후에 다시 작업해야한다는 것입니다. 받은 편지함에서 대기중인 다음 전자 메일로 이동하거나 다른 사람의 요청에 응답하지 않고 장비를 전환하고 실제로 업무를 수행하십시오..

이메일을 보내는 방법으로 시간을 낭비 할 수있는 방법

사진 출처 : Adikos

또한 다양한 유형의 이메일 메시지가 있습니다. 너는 보낸다. 그것은 당신의 시간을 낭비 할 수 있습니다. 그 :

불필요하게 여러 메시지로 묶여 있습니다. 각각의 메시지는 하나의 포괄적 인 메시지 대신에 시간이 필요하고 재봉을 고려한 것입니다.
받는 사람과 직접적으로 관련이 없으며, 이는 귀하의 노력에 낭비입니다.
명확하지 않고 긴 전자 메일 대화 및 / 또는 오해 또는 전혀 생산적 조치를 취하지 않습니다 (즉, 나중에 다시 대화를 시작하는 데 시간을 소비해야 함)
수령인에게 비생산적인 행동을 취하도록 지시하지 마십시오.
수신자가 웹에서 시간을 낭비하도록주의를 산만하게하고 격려하십시오. 이는 귀하와 같은 것을 장려하는 것을 의미합니다.
전자 메일 형식에는 적합하지 않지만 실시간 대화를 통해 또는 설명서, 블로그 기사, FAQ 페이지, 회사 보고서 또는 PowerPoint 프레젠테이션과 같은 지침 또는 정보가 풍부한 문서를 통해 더 잘 전달됩니다.

이메일을 효율적으로 보내는 방법

장기적으로 시간을 낭비하지 않는 전자 메일 (수신자의 시간은 물론)을 작성하려면 명확한 메시지 전달, 수신자에게 조치를 취하도록 요청, 올바른 구조 사용, 편집 당신이 보내기를 명중하고, 효과적으로 후속 조치를 취하기 전에.

1 단계 : 메시지에 명확한 정보 얻기

이메일을 초안하기 전에 메시지를 분명히해야합니다. 결정:

의사 소통을 원하는 것
왜 당신이 그것을 전달하고 싶어하는지
수신자가 취해야 할 조치
그런 행동을 취하도록 설득하는 방법

다음은 이메일을 보내는 몇 가지 일반적인 이유입니다.

기한을 알리기 위해
누군가에게 작업에 대한 지시 사항을 작성하려면
글을 통해 적절하게 답변 할 수있는 빠른 질문을하십시오.
글을 통해 적절하게 답변 할 수있는 빠른 질문에 답하기
시간에 민감한 정보를 전달하려면
회의 예약에 사용할 수있는 날짜를 제공하려면
회의 후 후속 조치를하고 감사를 표시하기

마지막 예를 제외한 모든 예에서받는 사람이 어떤 조치를 취하길 원합니다 (답장하는 경우 라 할지라도).

때때로 그 행동은 어떤 행동처럼 보이지 않습니다. 어쩌면 당신이 원하는 :

동료를위한 팁 전달
친구들이 당신이 여행 목적지에 안전하게 도착했다는 것을 알리십시오.
새로운 목적지에서의 활동 방식과 앞으로 몇 주 내에 도달 할 수있는 방법에 대한 간단한 정보를 제공하십시오.

이러한 각 상황에서 수신자에게 특정 조치를 취하라고 말하지는 않습니다. 그러나 전자 메일을 적절하게 폐쇄하거나 이름을 서명함으로써 어떤 조치를 취할 것으로 예상되지는 않습니다. 그들은 의사 소통이 이메일로 쉽게 끝날 수 있음을 이해합니다. 응답 할 필요가 없다는 것.

2 단계 : 수신자에게 실행 가능한 단계 수행 요청

효과적인 이메일을 작성하여 시간을 절약 할 수 있도록 조치를 취할 필요가 있습니다. 그리고 당신은 당신의받는 사람이 그들에게 기대되는 행동에 대해 명확한지를 확인해야합니다.

당신이 이것을 목표로하지 않고 당신의 인생 이야기를 철자하려고하거나 왜 최신 아이폰을 얻지 않고 다음 아이폰 모델을 선택하지 않는지를 설명한다면, 펜팔 글쓰기가 많은 생각과 시간.

전자 메일을 실행 가능하게 만들 때 다음 사항에 중점을 둡니다.

마감일 설정
비상 계획 개요
다음 행동 방침에 대한 잠재적 인 옵션 제공 (예 : 직접 회의에 참석할 수있는 시간, 만날 수있는 장소)
요청시 의견 제시
글쓰기에 적합한 요청을하는 것이고 실제로 다른 커뮤니케이션 모드를 사용하는 것이 더 편리합니다.
받는 사람이 수행하기로 동의 한 작업에 대한 일련의 지침 제공

실행 가능한 단계를 요약 할 때 능동적이고 독단적이어야합니다. 다른 옵션이 없으면 제한없는 질문을하지 마십시오. 개방형 질문은 실행 가능한 콘텐츠의 반대이므로.

여기 예시들이 있습니다 :

수령인에게 일정을 제공하도록 요청하는 대신 (그리고 과정에서 이메일을 낭비하는 것) - 가능한 회의 시간을 보내서 시작하십시오..
받는 사람에게 특정 비즈니스 결정에 대해 어떻게 생각하는지 묻는 대신 잠재적 결정을 요약하고 의견을 구성하도록 요청하십시오. 그런 식으로 그들 스스로 무언가를 생각해 낼 필요가 없으며 대신에 함께 일할 무언가가있을 것입니다.

독자에게 명확한 지침을 제공하고 개방형이 아닌 실행 가능한 콘텐츠를 유지함으로써 이메일을 실행 가능하게 유지합니다..

가장 중요한 것은 독자가 기대하는 어떤 행동이든 명확하게 전달되는지 확인해야합니다. 이번 주에 모임을 준비하기를 원한다고 생각하지 마십시오. 가능한 시간을 제공하십시오. 귀하의 지침 집합이 어떤 직무에 적용되는지 알고 있다고 가정하지 마십시오. 명시 적으로 그리고 친절하게 그들이 원하는 것을 그들이 알게하십시오..

3 단계 : 올바른 구조 만들기

메시지를 명확히 정의하고 실용 가능하게 만들었다면, 명확성과 실용 가능한 요청을 전달할 수있는 방법으로 구성해야합니다.

단락 : 따라야 할 일반적인 규칙은 단락을 5 문장 이하로 유지하는 것입니다. 웹을 읽는 동안 긴 단락에 초점을 맞추기가 어려울뿐만 아니라, 단호한 단락으로 인해 수령인은 집중력을 잃을 수도 있고 중요한 포인트를 놓칠 수도 있습니다. 그러면 통신 채널을 구름 짓는 부주의하거나 중복 된 응답이 발생합니다..

문장 : 문장을 쓸 때 활동적인 목소리를 사용하십시오. 문장을 짧고 정확하게 말하십시오. 탄젠트를 벗어나거나 사물에 대한 추론이나 느낌을 불필요하게 설명하지 마십시오. 대신, 사실을 고수하고받는 사람이 취해야하는 조치는 무엇입니까?.

말: 잠재 고객이 이해할 수 없다면 큰 말이나 속어를 사용하지 마십시오. 오해 할 수있는 농담이나 문화적 참조는 피하십시오. 쉽게 잘못 해석 될 수있는 것이 효과적인 의사 소통의 장벽이 될 수 있기 때문입니다..

여분의 단어와 유창한 문구는 피하십시오. "이것이 현재 진행되고있는 상황을 감안할 때, 나는 그것이 현명 할 수 있다고 생각한다."는 말과 시간을 낭비 할뿐만 아니라 실제 메시지에서주의를 산만하게하는 성명서이다. 대신 자격을 얻지 않고도 추천 내용을 기재하십시오..

또 다른 예 : "내가 물어볼 수 있는지 궁금 해서요 ..."이 문구를 잘라 간단하게 질문하십시오. 또한 사전에 의사 소통 할 수있는 권한을 무의식적으로 찾지 않으므로 자신감이 높아집니다..

구두: 구두점을 간단하게하십시오. 자격있는 단어와 문구는 비즈니스 또는 개인적인 관계를 원하고있는 사람과 의사 소통을 시작할 때 예의를 갖추기 위해 사용될 때만 효율적입니다. 그러한 경우에, 당신은 반드시 출근하고 싶지는 않지만, 그들의 시간에 대한 존중을 보여주기 위해 정중 한 표현을 사용하십시오.

쉼표 사용 최소화 - 자연스럽게 문장을 짧게 유지하는 데 도움이됩니다. 도트 - 점 - 점과 연속되는 쉼표를 과도하게 사용하여 텍스트에서 영감을받은 말을하지 마십시오. 대신 적절한 영어로 문장을 말하며 읽기가 더 원활 해지기 때문에 수축을 활용하십시오.

또한 글 머리 기호로 목록을 강조 표시하고 대시 줄을 사용하여 주요 섹션 (하나 이상의 단락을 포함 할 수 있음).

글 머리 기호 및 섹션 나누기는 웹의 가독성을 높이고 메시지를보다 명확하게 구성하는 데 도움을줍니다..

4 단계 : 보내기 전에 편집

전자 메일을 보내기 전에 1-2 분 정도 소요됩니다. 이것은 실수를 잡거나 평소에는 말할 수없는 어색한 부분을 발견하는 데 도움이됩니다. 그 여분의 단어를 제거하고 구두점을 단순화하십시오. 목록을 작성하고 단락을 줄입니다..

"예"로 다음 질문에 답할 수 있으면 "보내기"를 할 준비가 된 것입니다.

메시지가 명확한가요??
기대가 실행 가능하고 명확하게 진술되어 있는가??
수신자가 내 메시지를 성공적으로 수신 할 수 있습니까? 성공은 그들이 어떤 반응이 그들에게 기대되는지를 안다는 것을 의미합니다..
역할이 바뀌면이 메시지를 성공적으로받을 수 있습니까??

5 단계 : 효과적으로 후속 조치

또한 이메일을 통해 사전 대응하십시오. 다른 사람이 직접 요청에 응답하지 않으면 어떤 일이 일어 났는지 궁금 할 것입니다. 대신 정중하고 정확한 후속 이메일을 보내어 확인하십시오. 위에 열거 된 원칙을 적용하십시오. 그리고 응답을 얻기 위해 너무 많은 시간을 낭비하지 마십시오. 수령인이 귀하와 연락을 취하지 않을 경우, 대신에 이동하거나 직접 접근 할시기를 알아 두십시오..

이메일을 사용하여 시간 절약하기

전자 메일을 사용하면 효율적으로 사용하는 방법을 알면 많은 시간을 절약 할 수 있습니다. 그리고 이것은 메시지를 보내고받는 데 사용됩니다..

전자 메일은 쓰기를 통해 적절하게 전달되는 실행 가능한 메시지를 전달하는 데 가장 적합합니다. 전자 메일의 이점을 십분 활용하고 많은 시간을 낭비하지 않는 함정을 피한다면 강력한 도구로 사용할 수 있습니다.