상용구를 사용하여 Microsoft Word에서 텍스트 블록을 빠르게 삽입하는 방법

우리는 정기적으로 입력해야하는 몇 가지 큰 텍스트를 가지고 있습니다. 주소, 긴 이름 또는 구 또는 자주 사용하는 테이블과 이미지가 있습니다. Word의 상용구 기능을 사용하면 이러한 텍스트 청크를 저장하고 몇 번의 키 입력으로 빠르게 삽입 할 수 있으므로 입력 시간을 절약 할 수 있습니다.

상용구 기능은 오랫동안 Office의 일부 였지만 Office 2007에 추가 된 빠른 부분의 일부입니다. 상용구 항목 외에도 빠른 부분 기능을 사용하면 제목 및 작성자와 같은 문서 속성을 삽입 할 수 있습니다 ) 및 필드 (예 : 날짜 및 페이지 번호). 빠른 부품 및 상용구 항목을 "Building Blocks"라고도하며 Word에는 미리 정의 된 여러 가지 기본 요소가 제공됩니다. 원하는만큼 사용자 정의 빌딩 블록을 추가 할 수도 있습니다..

참고 : 이전에 Word의 다른 문서에서 텍스트를 참조하는 방법에 대해 작성 했으므로 자동으로 업데이트되는 다른 문서에 재사용 가능한 콘텐츠를 삽입 할 수 있습니다. 이 기사에서 설명한 트릭은 상용구 항목 사용과 비슷합니다. 그러나 일단 상용구 항목을 사용하여 내용을 삽입하면 해당 내용은 상용구 항목을 변경할 때 자동으로 업데이트되지 않습니다..

Free PhraseExpress for Windows처럼 시스템 전반에 걸쳐 유사한 작업을 수행하는 다른 소프트웨어가 있습니다. Word뿐 아니라 모든 응용 프로그램에서 작동하기 때문에 훌륭합니다. 그러나 AutoText는 PhraseExpress보다 더 많은 형식 지정 옵션 (특히 Word 특정 도구)이 있으며 Word가있는 곳이면 어디서든 사용할 수 있습니다. 예를 들어 업무용 컴퓨터에 타사 프로그램을 설치할 수 없으면 상용구를 계속 사용할 수 있습니다.

서식 파일에는 상용구 항목 만 저장할 수 있으며 문서에는 저장할 수 없습니다. 기본적으로 새 상용구 항목은 Normal.dotm 서식 파일에 저장됩니다. 이렇게하면 Normal.dotm 템플릿을 다른 컴퓨터와 공유하지 않는 한 상용구의 사용 가능성이 컴퓨터로만 제한됩니다. 상용구 항목을 사용자 지정 서식 파일에 추가 할 수 있지만 여기에는이 문서의 뒷부분에서 설명 할 제한 사항이 있습니다.

새 상용구 항목을 만드는 방법

시작하려면 새 Word 문서를 만들고 상용구 항목으로 추가 할 내용 (텍스트, 이미지, 표 등)을 입력하십시오. 그런 다음 내용을 강조 표시하고 "삽입"탭을 클릭하십시오..

상용구 항목 텍스트를 마지막 단락을 포함하여 항목의 모든 단락에 대한 단락 서식과 함께 저장하려면 마지막 단락 끝에있는 단락 기호가 선택 항목에 포함되어 있는지 확인하십시오. 단락 기호는 단락의 서식을 저장합니다. 단락 끝에 단락 기호를 선택하지 않으면 해당 단락은 삽입 할 때 주변 텍스트의 단락 스타일을 사용합니다. 각 단락 끝에 단락 기호가 표시되지 않으면 옵션에 표시하도록 선택할 수 있습니다. 상용구 콘텐츠에 적용한 모든 문자 서식이 상용구 항목에 자동으로 저장됩니다..

"텍스트"섹션에서 "빠른 부품 탐색"버튼을 클릭하고 마우스를 드롭 다운 메뉴의 "상용구"위로 이동하십시오. 그런 다음 하위 메뉴에서 "선택 사항을 상용구 갤러리에 저장"을 선택하십시오..

참고 : "빠른 파트"메뉴에서 직접 사용할 수있는 "빠른 파트 갤러리로 선택 저장"옵션을 볼 수 있습니다. 이 옵션은 선택한 텍스트를 "상용구"항목이 아닌 "빠른 부품"항목으로 추가합니다. "빠른 부품"및 "상용구"항목은 모두 빌딩 블록입니다. 그렇게하면 항목을 추가 할 수 있지만이를 상용구 항목으로 추가하는 방법에 대해 논의 할 것입니다..

"새 빌딩 블록 만들기"대화 상자가 표시됩니다. "이름"입력란에 상용구 항목의 이름을 입력하십시오..

각 항목을 문서에 삽입하려면 이름의 몇 문자 만 입력하면되므로 상용구 항목의 이름을 충분히 다르게 만드는 것이 좋습니다. 여러 상용구 항목이 매우 비슷한 이름을 가진 경우 Word에서 삽입 할 항목을 알고 있도록 충분한 이름을 입력해야합니다.

이 항목의 범주를 변경할 수도 있습니다. "범주"드롭 다운 목록을 사용하면이 상용구 항목을 사용자 지정 범주에 추가 할 수있는 "새 범주 만들기"옵션을 제공합니다. 항목이 생성 된 "갤러리"를 변경할 수도 있습니다.

"옵션"드롭 다운 목록을 사용하여 항목을 문서에 삽입하는 방법을 지정할 수 있습니다. 회사 이름과 같은 작은 텍스트를 삽입하는 경우 "내용 만 삽입"을 선택하여 커서의 항목을 인라인으로 삽입합니다. 콘텐츠를 자체 단락이나 자체 페이지에 삽입 할 수도 있습니다 (표준 표지 작성에 적합).

"저장 위치"드롭 다운 목록의 기본 설정을 수락하십시오. 기본 서식 파일에서 상용구 항목을 저장합니다..

새 상용구 항목을 설정했으면 "확인"을 클릭하십시오..

열려있는 마지막 Word 문서를 닫을 때 기본 서식 파일을 저장할 것인지 묻는 옵션이 켜져있는 경우 Normal.dotm 서식 파일의 변경 내용을 저장할 것인지 묻는 다음 대화 상자가 표시 될 수 있습니다. "Normal.dotm"템플릿에 상용구 항목을 저장하려면 "저장"을 클릭하십시오..

상용구 항목을 문서에 삽입하는 방법

이제 우리는 새로운 상용구 항목을 만들었습니다, 그것을 문서에 삽입합시다. 새 Word 문서를 만들거나 기존 문서를 엽니 다. '삽입'탭을 다시 클릭하고 마우스를 드롭 다운 메뉴의 '상용구'위로 이동하십시오. 추가 한 상용구 항목을 "상용구"하위 메뉴에서 직접 사용할 수 있습니다. 해당 항목에 내용을 삽입하려면 선택하십시오..

또한 상용구 항목의 이름을 입력하기 만하면 상용구 항목을 삽입 할 수 있습니다. 일치하는 상용구 항목의 이름과 삽입을 위해 "Enter"키를 누르라는 지시 사항이있는 작은 팝업이 표시됩니다. "Enter"를 누르면 전체 상용구 항목이 문서에 삽입됩니다. "F3"키를 누를 수도 있습니다..

상용구 항목의 내용이 삽입되고 원래 줄 바꿈 및 서식이 완료됩니다..

AutoText 항목을 빠르고 쉽게 삽입하려면 빠른 액세스 도구 모음에 "상용구"단추를 추가하십시오.

"자동 완성 제안보기"를 켜는 방법

상용구 항목 이름을 입력 할 때 자동 완성 제안을 볼 수없는 경우 "자동 완성 제안 표시"옵션을 설정해야 할 수 있습니다..

"자동 완성 제안 표시"를 켜려면 기존 Word 문서를 열거 나 새 Word 문서를 만들고 "파일"탭을 클릭하십시오..

무대 뒤 화면에서 왼쪽의 옵션 목록에서 "옵션"을 클릭하십시오..

"Word 옵션"대화 상자의 왼쪽에있는 항목 목록에서 "고급"을 클릭하십시오..

"편집 옵션"섹션에서 "자동 완성 제안 표시"확인란을 클릭하여 상자에 체크 표시가 있는지 확인하십시오..

이제 이제는 상용구 항목의 이름의 일부를 입력 한 후 "Enter"키를 누를 수 있습니다.

기존 상용구 항목의 내용을 편집하는 방법

당신이 새로운 집으로 이사했고 당신은 상용구 항목에서 주소를 변경해야한다고합니다. 그렇게하기 쉽습니다. 항목을 새 Word 문서에 원하는대로 입력하고 선택한 다음 이전에 설명한대로 "상용구"하위 메뉴에 액세스하십시오. 기존 상용구 항목 아래의 하위 메뉴에서 "상용구 갤러리 선택 저장"옵션을 선택하십시오..

"이름"편집 상자에 기존 상용구 항목과 동일한 이름을 입력하고 "확인"을 클릭하십시오..

확인 대화 상자가 표시됩니다. 이전 상용구 항목을 새 상용구 항목으로 바꾸려면 "예"를 클릭하십시오..

이제, 이전에했던 것처럼 새로운 또는 기존 Word 문서에 업데이트 된 상용구 항목을 삽입 할 수 있습니다.

참고 : 상용구 항목을 변경해도 이미 삽입 한 기존 문서의 해당 항목의 내용은 변경되지 않습니다. 상용구 항목의 수정 된 내용은 항목을 변경 한 후 언제든지 삽입 할 때만 사용됩니다.

기존 상용구 항목의 속성을 편집하는 방법

상용구 항목의 내용을 편집하는 것 외에도 저장되어있는 서식 파일, 범주 등 항목의 속성을 변경할 수도 있습니다.

이렇게하려면 새 Word 문서를 만들거나 기존 문서를 엽니 다. "삽입"탭을 클릭 한 다음 "텍스트"섹션에서 "빠른 부품 탐색"버튼을 클릭하십시오. 드롭 다운 메뉴에서 "Building Blocks Organizer"를 선택하십시오..

Building Blocks Organizer 대화 상자가 표시됩니다. 모든 "Building blocks"목록이 표시되며 각각의 "Name"과 해당 "Gallery", "Category"및 "Template"가 표시됩니다. "Gallery"에 따라 사전 순으로 나열됩니다. 우리의 새로운 "주소"항목은 "상용구"갤러리에 있기 때문에 상단에 나열됩니다. 항목을 클릭하여 선택하십시오. 항목의 미리보기가 대화 상자의 오른쪽에 표시됩니다..

'주소'항목을 선택한 후 '빌딩 블록'목록 아래의 '속성 수정'을 클릭하십시오..

상용구 항목을 만들 때와 같은 대화 상자가 표시됩니다. 그러나 이제는 "Building Block 변경"이라고합니다. 우리는 "옵션"을 "자체 단락의 내용 삽입"으로 변경하여 커서가 다른 행의 끝 부분에 있더라도 주소가 항상 별도의 줄에서 삽입되도록합니다. 변경을 마쳤 으면 "확인"을 클릭하십시오..

상용구 항목을 수정 된 항목으로 바꾸려면 확인 대화 상자가 다시 표시됩니다. "예"를 클릭하십시오..

상용구 항목을 삭제하는 방법

더 이상 상용구 항목이 필요 없다는 것을 발견하면 구성 요소 모음에서 해당 항목을 삭제할 수 있습니다. 상용구 항목을 삭제하려면 마지막 단원에서 설명한대로 "Building Blocks Organizer"대화 상자를 엽니 다. 삭제할 상용구 항목을 선택하고 "Building blocks"목록 아래에있는 "Delete"를 누릅니다..

선택한 빌딩 블록 (이 경우에는 상용구 항목)을 삭제할지 묻는 확인 대화 상자가 표시됩니다. "예"를 클릭하여 항목을 삭제하십시오. Building Blocks Organizer 대화 상자로 돌아갑니다. "닫기"를 클릭하여 문서를 닫고 문서로 돌아갑니다..

상용구는 사용자 지정 서식 파일을 사용할 때 하나의 변덕스러운 것으로 나타납니다. 우리는 상용구 항목을 사용자 지정 서식 파일에 추가했지만 해당 서식 파일을 기반으로 새 문서를 만들 때 상용구 항목을 사용할 수 없습니다. 그러나 기본 서식 파일을 기반으로 새 문서를 만든 다음 해당 문서에 사용자 지정 서식 파일을 첨부하면 상용구 항목을 사용할 수 있습니다. 따라서 사용자 지정 서식 파일에 상용구 항목을 저장하려면 서식 파일을 만든 후에 문서에 첨부해야합니다. 그렇지 않으면 상용구 항목을 사용할 수 없게됩니다. 다른 방법을 찾으면 의견을 보내주십시오..

이전 버전의 Word (2003 이전 버전)에서는 한 템플릿의 상용구 항목을 다른 서식 파일로 복사 할 수있었습니다. 그러나 Word 2007에서는 해당 기능이 제거되었습니다..