데이터 유효성 검사를 사용하여 Excel에서 데이터 입력을 제한하는 방법

Excel 스프레드 시트를 사용하여 다른 사람들로부터 데이터를 수집하지만 잘못된 유형의 정보로주의 깊게 계획된 셀을 채우는 경우가 많다는 것을 알게되면 데이터 유효성 검사가 도움이 될 수 있습니다.

이 도구를 사용하면 올바르게 포맷 된 데이터 만 허용하도록 특정 셀을 제한 할 수 있습니다. 비용 보고서에 "$ 15.68"대신 "공항에서 점심 먹기"와 같이 누군가가 거기에 있어야하는 것을 입력하면 엑셀은 제대로 할 때까지 입력을 거부합니다. 사람들이 당신의 시간을 낭비하지 않도록 수동적 인 공격 방식으로 생각하십시오..

예를 들어, How-To Geek의 기본 지출 보고서 워크 시트는 다음과 같습니다. 사람들이 통화로 형식이 지정된 숫자 값 (예 : 일부 숫자, 소수점 다음에 2 자릿수 더 많은 숫자)을 특정 셀에만 입력하도록하고 싶다고 가정 해 보겠습니다..

먼저, 제한하려는 모든 셀을 선택하십시오..

리본의 "데이터"탭으로 전환 한 다음 "데이터 유효성 검사"버튼을 클릭하십시오. 창 크기가 전체 크기가 아니고 라벨을 볼 수없는 경우 두 개의 가로 상자, 녹색 체크 표시, 빨간색 교차 원이있는 아이콘입니다.

데이터 유효성 검사 창의 "설정"탭에서 "허용"드롭 다운 메뉴를 클릭하십시오. 여기서는 선택한 셀을 허용하는 특정 유형의 입력을 설정할 수 있습니다. 우리 경비 보고서의 경우 사용자가 두 개의 10 진수 값을 입력해야한다고 주장 할 것이므로 "소수점"옵션을 선택합니다. 셀에 텍스트, 시간 또는 날짜, 특정 길이의 텍스트 또는 사용자 정의 유효성 검사가 포함되어 있는지 확인하는 것과 같은 다른 기준을 선택할 수도 있습니다.

'허용'드롭 다운에서 선택한 데이터 유형에 관계없이 나머지 '설정'탭에서 사용할 수있는 옵션이 변경됩니다. 통화에 해당하는 숫자 값을 원하기 때문에 "데이터"드롭 다운을 "중간"설정으로 설정합니다. 그런 다음 최소값 0.00과 최대 값 10000.00을 구성합니다. 이는 우리의 요구를 충분히 충족시키는 것입니다..

테스트하려면 "확인"을 클릭하여 유효성 검사 설정을 적용한 다음 부적절한 값을 입력하십시오. 예를 들어 식사 비용 대신 조식 값으로 '팬케이크'를 입력하면 오류 메시지가 표시됩니다..

이는 사람들에게 올바른 유형의 데이터 만 입력하도록 제한하는 반면, 필요한 데이터 유형에 대한 피드백을 제공하지 않습니다. 자, 그걸 세트하자..

데이터 유효성 검사 창으로 돌아갑니다 (리본의 데이터> 데이터 유효성 검사). 여기에는 두 가지 옵션이 있습니다. 둘 다 사용할 수 있습니다. '입력 메시지'탭을 사용하여 데이터 유효성 확인이 사용 설정된 셀을 선택할 때마다 원하는 데이터 유형을 사람들에게 보여주는 팝업 도구 설명을 표시 할 수 있습니다. 또한 '오류 경고'탭을 사용하여 잘못된 유형의 데이터를 입력 할 때 표시되는 오류를 사용자 정의 할 수 있습니다.

먼저 "Input Message"탭으로 넘어 갑시다. 여기에서 "셀을 선택하면 입력 메시지 표시"옵션이 켜져 있는지 확인하십시오. 그런 다음 입력 툴팁에 제목과 텍스트를 입력하십시오. 아래에서 볼 수 있듯이 셀 중 하나를 클릭하면 예상되는 내용을 사람들에게 알리는 메시지가 나타납니다..

'오류 알림'탭에서 사람들이 잘못된 유형의 데이터를 입력 할 때 표시되는 오류 메시지를 사용자 정의 할 수 있습니다. "잘못된 데이터를 입력 한 후 오류 경고 표시"옵션이 켜져 있는지 확인하십시오. "스타일"드롭 다운에서 오류 메시지의 스타일을 선택하십시오. 메시지를 얼마나 강하게 나타낼 지에 따라 정지 (X가있는 빨간색 원), 경고 (느낌표가있는 노란색 삼각형) 또는 정보 (소문자 "i"가있는 파란색 원)로 이동할 수 있습니다.

메시지의 제목, 메시지 자체의 텍스트를 입력 한 다음 "확인"을 눌러 끝내십시오..

이제 누군가가 부적절한 데이터를 입력하려고하면 오류 메시지가 조금 더 도움이됩니다 (또는 냉소적 인 경우).

데이터 유효성 검사를 설정하는 데 약간의 추가 작업이 필요하지만 나중에 다른 사람의 데이터를 수집하기 위해 스프레드 시트를 사용하면 많은 시간을 절약 할 수 있습니다. 자신의 실수를 예방하는 데에도 유용합니다. 수식이나 그 데이터에 의존하는 자동화 작업을 설정했다면 이는 이중적입니다.