Windows 용 Outlook에서 부재 중 회신을 설정하는 방법

며칠 동안 사무실 밖으로 나올 것을 알게되면 부재 중 보조 기능을 자동으로 응답하도록 설정하여 직장에 머물러있는 동안 휴가를 즐기고 있음을 사람들에게 알릴 수 있습니다.

Outlook에서 부재 중 답장을 만들려면 사용하려는 메시지가 포함 된 전자 메일 템플릿을 만든 다음 특정 날짜 범위 동안받은 모든 전자 메일에 해당 메시지의 회신을 보내도록 규칙을 만듭니다.

참고 : 규칙이 실행되고 부재 중 회신을 보내려면 Outlook이 열려 있어야합니다. 사무실 밖에서도 컴퓨터를 켜두고 Outlook을 실행해야합니다..

1 단계 : 메시지 템플릿 만들기

Outlook에서 메시지 템플릿을 만들려면 "홈"탭이 활성화되어 있는지 확인하고 새 섹션에서 "새 이메일"버튼을 클릭하십시오..

자동 회신으로 보내려는 메시지를 메시지 상자에 입력하십시오. To 이메일 주소 또는 제목을 입력하지 마십시오. 그런 다음 '파일'탭을 클릭하십시오..

무대 뒤편 왼쪽에있는 옵션 목록에서 "다른 이름으로 저장"을 클릭하십시오..

다른 이름으로 저장 대화 상자의 "파일 형식"드롭 다운에서 "Outlook 템플릿 (* .oft)"을 선택하십시오..

사용자 템플릿 폴더로 이동합니다. "파일 이름"상자에 템플릿의 이름을 입력하고 ".oft"확장명을 유지 한 다음 "저장"을 클릭하십시오..

부재 중 메일 답장 이메일 템플릿을 다른 PC에 복사하거나 백업하려는 경우 사용자 템플릿 폴더의 전체 경로는 다음과 같습니다. C : \ Users \ AppData \ Roaming \ Microsoft \ Templates . 바꾸다 Windows 사용자 이름 사용.

오른쪽 상단의 "X"버튼을 클릭하여 메시지 창을 닫습니다..

메시지의 초안을 저장할지 묻는 대화 상자가 표시됩니다. 템플릿으로 저장했기 때문에 할 필요는 없지만 원하는 경우 할 수 있습니다. 초안을 저장하려면 "예"를 클릭하고 초안을 저장하려면 "아니요"를 클릭하십시오..

2 단계 : 새 전자 메일 메시지에 자동으로 응답하는 규칙 만들기

이제 우리는 부재 중 응답 전자 메일 서식 파일을 가지고 있으므로 특정 날짜 범위에 들어오는 모든 메시지에 응답하기 위해 해당 서식 파일을 사용하는 규칙을 만들 것입니다. '홈'탭이 활성 상태인지 확인하십시오..

이동 섹션에서 '규칙'버튼을 클릭하고 드롭 다운에서 '규칙 및 알림 관리'를 선택하십시오..

'파일'탭을 클릭하여 무대 뒤 화면에 액세스 할 수도 있습니다. '정보'화면이 활성화되어 있는지 확인하고 (필요한 경우 왼쪽의 '정보'클릭) '규칙 및 알림 관리'버튼을 클릭하십시오..

규칙 및 경고 대화 상자에서이 규칙을 적용 할 전자 메일 주소가 "이 폴더에 변경 내용 적용"드롭 다운에서 선택되어 있는지 확인하십시오. 이 규칙을 Outlook의 모든 계정에 적용하려면이 기사의 뒷부분에서이 규칙을 수행하는 방법을 보여줍니다. '이메일 규칙'탭이 아직 활성화되어 있지 않으면 클릭하고 '새 규칙'버튼을 클릭하십시오..

규칙 마법사 대화 상자의 첫 번째 화면에서 "빈 규칙에서 시작"섹션에서 "받은 메시지에 규칙 적용"을 클릭하십시오. 이 옵션은 "2 단계 : 규칙 설명 편집 (밑줄이 표시된 값 클릭)"상자에 추가됩니다. 규칙의이 부분을 편집 할 것이 없으므로 계속하려면 "다음"버튼을 클릭하십시오..

규칙 마법사 대화 상자의 두 번째 화면에서는 전자 메일을받을 때 확인할 조건을 선택할 수 있습니다. 특정 기간 동안 부재 중 회신을 보내려면 "1 단계 : 조건 선택"상자의 "특정 기간에 받음"상자를 선택하십시오. 조건이 "2 단계 : 규칙 설명 편집 (밑줄이 표시된 값 클릭)"상자에 추가됩니다. 그러나 이번에는 편집 할 설명의 일부가 있습니다. 기간을 추가하려면 2 단계 상자의 '특정 기간'링크를 클릭하십시오..

수신 날짜 대화 상자에서 "이후"확인란을 선택하고 드롭 다운을 클릭 한 다음 자동 부재 중 회신을 보내려는 날짜를 클릭하십시오. 예를 들어, 부재 중 회신을 2 월 8 일에 보내려면 2 월 7 일을 선택하십시오..

그런 다음 "Before"상자를 선택하고 Before 확인란의 오른쪽에있는 날짜 드롭 다운에서 날짜를 선택하십시오. 선택한 날짜는 부재 중 회신을 보내지 않으려는 날이되어야합니다. 예를 들어, 2 월 15 일을 부재 중 회신을 보내는 마지막 날로 지정하려면 2 월 16 일을 이전 날짜로 선택하십시오..

선택한 날짜가 2 단계 상자의 조건에 추가됩니다. 계속하려면 규칙 마법사 대화 상자에서 "다음"버튼을 클릭하십시오..

규칙 마법사 대화 상자의 세 번째 화면에서 날짜 범위 동안 들어오는 전자 메일로 수행 할 작업을 선택합니다. 첫 번째 섹션에서 생성 한 템플릿을 사용하여 모든 이메일에 답장을 보내므로 "1 단계 : 액션 선택"상자에서 "특정 템플릿을 사용하여 답장"체크 박스를 선택합니다. 생성 한 템플릿을 선택하려면 "2 단계 : 규칙 설명 편집 (밑줄이 표시된 값 클릭)"상자의 "특정 템플릿"링크를 클릭하십시오..

응답 템플릿 선택 대화 상자의 "찾는 위치"드롭 다운에서 "파일 시스템의 사용자 템플릿"을 선택합니다..

작성한 템플릿 (이 경우에는 "부재 중 응답"템플릿)을 선택하고 "열기"버튼을 클릭하십시오..

선택한 템플릿의 전체 경로가 선택한 작업에 추가됩니다. 계속하려면 "다음"버튼을 클릭하십시오..

네 번째 규칙 마법사 화면에서 특정 사람 또는 그룹을 제외하려는 경우 (예 : "사람 또는 공용 그룹의 경우 제외") 규칙에 적용 할 예외를 선택할 수 있습니다. 규칙에 예외를 추가하지 않으므로 계속하려면 '다음'버튼을 클릭하십시오..

"1 단계 :이 규칙의 이름 지정"상자에 규칙의 이름을 입력하십시오. '이 규칙 사용'확인란이 기본적으로 선택되어 있으므로 규칙이 자동으로 사용 설정됩니다. 그래도 걱정하지 마십시오. 지정한 After Date 이후에 실행되지 않습니다..

이미받은 편지함에있는 메일에 대해 규칙을 실행하고 싶지 않으므로 "받은 편지함에있는 메일에이 규칙 실행"확인란의 선택을 취소하십시오. Outlook의 모든 이메일 계정에서이 규칙을 실행하려면 "모든 계정에서이 규칙 만들기"체크 박스를 선택하십시오. "완료"버튼을 클릭하십시오..

규칙이 목록에 추가됩니다. "확인"을 클릭하여 규칙 및 경고 대화 상자를 닫습니다..

이제 지정한 날짜에 다른 사람이 전자 메일을 보내면 작성한 전자 메일 템플리트에 메시지가 자동으로 수신됩니다..

발신자가 부재 중이라고 자동 회신하는 경우에도 자동 응답이 전송되었음을 나타내는 아이콘이 표시됩니다. 그러나, 당신이 돌아올 때까지는 그것을 무시하는 것이 정당하다고 느낄 수 있습니다..

규칙의 날짜 범위가 지나면 규칙은 수신 이메일에 적용되지 않습니다. 그러나 규칙을 해제 할 수는 있습니다. 이렇게하려면 앞에서 설명한대로 규칙 및 경고 대화 상자를 다시 열고 목록의 규칙 왼쪽에있는 상자를 선택 취소합니다. "확인"을 클릭하여 대화 상자를 닫습니다..

이 규칙을 사용하여 부재 중 자동 회신을 보내면 회신은 단일 Outlook 세션 동안 각 보낸 사람에게 한 번만 전송됩니다. 세션은 응용 프로그램을 종료 할 때까지 Outlook을 열 때입니다. 이렇게하면 여러 개의 메시지를 보내는 동일한 발신자에게 중복 된 답장을 보낼 수 없습니다. Outlook은 각 세션 중에 자동 응답을받은 사람을 추적하지만 Outlook을 끝내면이 목록이 재설정됩니다. 따라서 규칙을 실행하고 부재 중 자동 답장이 사용자에게 전자 메일을 보내는 모든 사람에게 보내 지므로 Outlook에서 부재 중 회신을 여러 번받지 않도록 Outlook을 열어 두십시오 (종료하고 다시 열지 마십시오)..