Outlook에서 대화 정리 도구 사용 방법

어떤 사람들은 이메일을 깔끔하게 분류하고 논리적이고 최소한의 폴더 구조로 저장하여 Outlook 폴더를 완벽하게 관리하고 싶어합니다. 우리 대부분은 그렇게 좋아하지 않으므로 Microsoft는 도움이되는 도구를 제공했습니다. 이러한 도구 중 하나는 대화에서 중복 된 전자 메일을 삭제하거나 이동하는 거의 알려지지 않은 대화 정리 도구입니다. 작동 원리는 다음과 같습니다..

단일 대화, 폴더 또는 폴더와 모든 하위 폴더에 대해 대화 정리 도구를 실행할 수 있습니다. 중복되는 전자 메일을 찾습니다. 즉, 대화의 다른 메시지에 포함 된 전자 메일을 의미합니다. 그런 다음 기본 설정에 따라이 이메일을 삭제하거나 다른 폴더로 옮깁니다. 이렇게하면 사서함이 동일한 메시지의 여러 복사본으로 채워지지 않게됩니다..

먼저 Conversation Clean Up 매개 변수를 설정해야합니다. 파일> 옵션> 메일로 이동 한 다음 아래로 스크롤하여 '대화 정리'섹션으로 이동하십시오..

기본적으로 대화 정리는 항목을 삭제하지만 중복 항목을 폴더로 이동하려는 경우 "찾아보기"를 클릭하고 이동하려는 폴더를 선택할 수 있습니다. 도구가 실제로 발견 한 메시지가 중복되는 것을 다시 확인하려는 경우 유용합니다. Conversation Cleanup 도구는 경험상 신뢰할 만하지만 때로는 직접 확인하지 않아도됩니다..

다른 기본 옵션은 그대로 두어도 좋지만 상황이나 환경 설정이 다른 경우 매개 변수를 적절하게 설정 또는 해제 할 수 있습니다. 원하는 설정을 얻었 으면 "확인"을 클릭하여 Outlook으로 돌아갑니다..

이제 도구를 열어야합니다. '집'탭에서 '정리'버튼을 클릭하십시오. 드롭 다운 메뉴는 현재 폴더, 전체 폴더 또는 전체 폴더 및 모든 하위 폴더에서 선택된 대화를 정리하는 옵션을 제공합니다.

"대화 정리"옵션이 필요하지 않은 경우 폴더> 폴더 정리를 클릭하여이 메뉴에 액세스 할 수도 있습니다.

지금은 "폴더 정리"로 갈 것이지만 대화, 폴더 또는 폴더와 그 하위 폴더를 정리하는 과정은 동일합니다. 원 클릭 옵션의 경우 탐색 창에서 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 "폴더 정리"를 선택할 수 있습니다.

이 도구를 처음 실행하면 경고가 팝업되어 설정을 변경하거나 도구를 실행하거나 작업을 취소 할 수 있습니다.

이 팝업이 표시되지 않고 도구를 실행하려면 "이 메시지를 다시 표시하지 않음"옵션을 활성화하십시오.

도구를 실행하려면 "폴더 정리"를 클릭하십시오 ( "이 메시지를 다시 표시하지 않음"옵션을 켜면이 옵션을 선택하면 즉시 도구가 실행됩니다). 도구가 실행 중일 때 많은 메시지가있는 폴더에서 처음 실행하는 경우 약간 시간이 걸릴 수 있습니다. Outlook 하단의 상태 표시 줄에 상태 알림이 나타납니다.

이 실행 중에 Outlook을 계속 사용할 수 있습니다. 상태 알림이 사라지면 도구가 끝났습니다. 이 도구는 완료되었음을 알려주지 않습니다.이 도구는 백그라운드에서 실행되어 메시지를 포기하지 않고 도움을주기 위해 설계되었지만 정리할 메시지를 찾을 수없는 경우 알려줍니다.

그게 전부입니다. 이 도구를 2487 개의 전자 메일이 들어있는 예제 폴더에서 실행하면 502 개의 메일이 삭제 될 수 있습니다. 폴더의 이메일 중 5 분의 1 이상이 중복되었으므로 공간이 부족하거나 대화를하는 데 지쳐서 지쳐 있으면 눈을 뜨고 사용 가치가있는 도구입니다..