대량 배포를위한 Word 문서 준비

이 게스트 문서는 DemoGeek 기술 사이트의 괴짜 인 Askar에 의해 작성되었습니다..

팀에서 일하거나 고객을 상대하는 경우 문서의 정보가 올바른 대상에 도달하고 정보의 기밀성이 존중되도록 문서를 올바른 방식으로 배포해야 할 수 있습니다.

Word 2007에는 Word 문서를 정식으로 준비하여 사람들의 그룹 또는 특정 신뢰성 요소가있는 개인에게 적절하게 배포 할 수있는 기능이 있습니다.

예비

Word 2007을 시작하고 원하는 방식으로 문서 만들기.

문서에 만족하고 배포 할 준비가되면 전자 메일 응용 프로그램을 치기 전에 잠시 멈추고 간단한 단계에 따라 배포 준비를하십시오. 이 단계는 격리되어 있으며 따라하기 원하는 단계를 선택하고 선택할 수 있다는 것을 기억하십시오..

클릭 사무실 버튼 그리고 "준비하다"메뉴 옵션. 당신이 볼 수 있어야합니다 7 가지 옵션이 있습니다. 각 옵션을 설명하여 배포 요구 사항에 적합한 옵션 조합을 선택하고 선택할 수 있습니다..

문서 속성

목록의 첫 번째 항목은 "속성 ' 문서에 대한 메타 데이터 정보를 입력 할 수있는 옵션.

문서 작성자, 제목, 제목, 키워드, 카테고리, 상태 및 주석의 이름을 입력 할 수 있습니다.

이 중 일부는 파일 >> 등록 정보 대화.

문서를 완성한 후에는 이러한 속성을 볼 수 없지만 속성을 열 때까지 문서의 속성을 다른 사람들이 문서에 연결할 수있을 때까지 해당 속성을 볼 수 있습니다.

문서 검사

목록의 두 번째 옵션은 "문서 검사"옵션. 문서 배포 준비의 일환으로 문서에서 주석, 수정본, 개정 표식, 잉크 주석을 검사 할 수 있습니다. 숨겨진 메타 데이터 또는 문서와 함께 저장된 개인 정보를 검사 할 수 있습니다. 문서와 함께 저장된 사용자 정의 XML 데이터를 검사 할 수 있습니다. 또한 머리글, 바닥 글 및 모든 워터 마크에 대한 정보를 검사 할 수 있습니다. 마지막으로 문서의 숨겨진 텍스트를 검사 할 수도 있습니다.

문서를 배포하기 전에 확인하려는 검사 옵션을 선택하고 "검사하다"버튼 Word가 문서를 검사하고 검사시 발견 한 항목을 알려줍니다.

주의가 필요한 항목에는 느낌표가 표시되며 원하는 경우 다시 검사하도록 선택할 수 있습니다..

문서 암호화

세 번째 목록은 "문서 암호화"옵션. 신뢰할 수있는 특정 사용자 만 문서를 볼 수있게하려면이 옵션을 선택하십시오. 원하는 암호로 문서를 암호화 할 수 있으며 사용자는이 암호를 입력하여 문서를 볼 수 있습니다.

그룹에 배포 할 수있는 암호를 선택하십시오. 내 조언은 개인적으로 사용하는 암호를 선택하는 것이 아니라 오히려 아무도 자신의 온라인 계정이나 개인적으로 사용하는 민감한 계정으로 되돌릴 수없는 암호를 선택하는 것입니다..

암호를 한 번 더 확인하십시오. 암호는 대소 문자를 구분하며 암호를 잊어 버린 경우 파일을 열 수있는 방법이 없으므로 암호를 복구 할 방법이 없기 때문에 암호를 보존하거나 기억하십시오..

암호화가 완료되면 메뉴 옵션에 약간의 배경색이있어서이 문서가 암호화되었음을 알 수 있습니다..

메일 그룹의 사용자가 암호화 된 문서를 열려고하면 암호를 입력하라는 메시지가 표시됩니다..

암호가 없으면 문서를 전혀 열 수 없습니다..

허가 제한

네 번째 목록에는 "허가 제한"옵션. "권한 제한"옵션을 사용하여 사람들이 문서로 수행 할 수있는 작업을 제한 할 수 있습니다. 문서가 중요한 경우 "사용 권한 제한"을 사용하여 문서의 편집, 복사 및 인쇄를 제한 할 수 있습니다.

제한 권한은 Windows Rights Management 클라이언트를 사용하여 제한 사항을 구현합니다..

설치하라는 메시지가 표시 될 수 있습니다. Windows 권한 관리 수단. 걱정하지 마시고 설치하십시오. 신뢰할 수있는 출처에서 온 것입니다. 설치가 완료되면 문서로 수행 할 수있는 작업을 구성 할 수 있어야합니다..

디지털 서명 추가

다섯 번째는 "디지털 서명 추가"옵션. 디지털 서명은 문서의 무결성을 보장합니다. 전자 서명은 종이 서명으로 간주되지만 편의를 위해 전자 방식으로 수행됩니다. 문서에 디지털 서명이 있으면 문서의 무결성과 신뢰성을 나타냅니다. 매우 큰 그룹의 잠재 고객에게 문서를 배포하는 경우이 방법이 유용 할 것입니다..

"디지털 서명 추가"옵션을 선택하면 Office Marketplace에서 디지털 서명 공급자를 검색하기 위해 위 대화 상자가 나타납니다.

Office Online Marketplace에서 문서 서명에 사용할 수있는 디지털 서명 공급자를 찾을 수 있어야합니다..

호환성 검사기 실행

마지막 옵션으로 건너 뜁니다. "호환성 검사기 실행"처음. Word 2007과 관련된 기능을 사용하고 잠재 고객이 이전 버전의 Word를 사용하고있는 것으로 의심되는 경우 호환성 검사를 실행하여 전체 사용자가 문서를 읽을 수 있도록 할 수 있습니다.

Word 2007은 미리 정의 된 호환성 검사를 실행하고 호환성 문제를 발견하면 위의 대화 상자에 나열합니다. 그렇지 않으면 문서를 배포하기 전에 마지막 단계로 이동하는 것이 좋습니다..

결승으로 표시

이것은 문서를 그룹에 배포하기 전에 따라야 할 마지막 단계입니다. 이름에서 알 수 있듯이이 작업은 문서를 배포 용으로 설정된 것으로 표시합니다..

이로 인해 문서가 크게 변경되면 최종 문서로 표시할지 묻는 메시지가 표시됩니다..

문서가 최종으로 표시되면 문서를 편집 할 수 없으며 모든 증거 판독 값, 주석 등을 정리합니다..

최종 문서는 상태 표시 줄에 종이에 고무 스탬프와 비슷한 모양의 새로운 아이콘을 표시합니다..

배포 용으로 준비된 문서를 얻으면 많은 사람들에게 문서를 배포 할 때 명백한 실수를 피할 수 있습니다. 모든 단계를 수행 할 필요는 없습니다. 오히려 원하는 것을 선택하고 선택할 수 있습니다. Word 2007은 배포 용 문서를 준비 할 때 수행 할 작업을 수행 할 수있을만큼 유연합니다..

이 기능이 유용하게 사용되기를 바랍니다. 문서를 배포하기 전에 Word 2007의 기능을 올바르게 사용하여 문서를 완성 할 수 있기를 바랍니다. 질문이나 의견이 있으시면 의견으로 알려주십시오..