조건부 서식을 사용하여 중요한 Outlook 메시지 표시

Outlook을 사용하면 열 추가 또는 제거 또는 메시지 그룹화 및 정렬과 같은 여러 가지 방법으로 폴더보기를 만들고 사용자 지정할 수 있습니다. 규칙을 적용하여 보낸 사람, 제목 줄 또는 타임 스탬프와 같은 속성에 따라 Outlook에서 여러 가지 방법으로 메시지를 표시 할 수도 있습니다. 이것은 ... 불리운다 조건부 서식. 어떻게 작동하는지 살펴 보겠습니다..

최신 정보: 우리 독자 중 한 명은 조건부 서식은 Windows 버전의 Outlook에서만 사용할 수 있다는 것에 주목했습니다. 아니 macOS 버전. 고마워, 크리스티!

시작하기

조건부 서식 설정을 시작하려면보기>보기 설정으로 이동하십시오..

폴더 헤드를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하고 "설정보기"명령을 선택하여 고급보기 설정에 액세스 할 수도 있습니다.

고급보기 설정 창에서는 폴더보기를 사용자 정의 할 수 있습니다. "조건부 서식 지정"버튼을 클릭하십시오..

이렇게하면 메시지 서식 지정 방법에 대한 다른 규칙을 설정하는 데 사용할 조건부 서식 창으로 이동합니다..

"이보기의 규칙"목록에 표시된 항목은 사용자 지정 폴더보기와 함께 제공되는 기본 규칙입니다. 예를 들어, "읽지 않은 메시지"는 굵은 파란색 Segoe UI 글꼴로 표시되며 크기는 11 포인트입니다.

규칙 작동 방식

"규칙"은 Outlook에서 서식을 적용하기 위해 메시지가 충족해야하는 조건입니다. 예를 들어, 기본 규칙에서 "읽지 않은 메시지"규칙은 메시지가 읽지 않은 상태로 표시 될 때 활성화됩니다. 해당 규칙이 활성화되면 Outlook에서 굵게 파란색, 11 포인트 Segoe UI 글꼴을 사용하여 표시합니다..

Outlook은 목록 맨 위에서 순서대로 규칙을 적용합니다. 목록에서 상위 규칙은 규칙보다 우선합니다. 실제로 어떻게 작동합니까? 두 가지 규칙, 즉 글꼴을 초록색으로 변경하는 목록 맨 위와 글꼴을 빨간색으로 변경하는 목록에서 아래쪽으로 한 규칙을 가정 해 보겠습니다. 메시지가 두 규칙의 조건을 모두 충족하면 글꼴이 빨간색으로 설정되는 규칙에 따라 규칙이 목록에서 위로 올라 가기 때문에 글꼴이 녹색으로 변경됩니다.

기본 규칙을 사용하면 글꼴 만 변경할 수 있습니다. 기본 규칙을 삭제하거나 주문을 이동하거나 규칙 조건을 변경할 수는 없습니다. '이보기의 규칙'목록에서 기본 규칙을 선택 취소하여 기본 규칙을 사용 중지 할 수 있습니다..

새 규칙을 추가하는 방법

조건부 서식 창에서 "추가"버튼을 클릭하십시오. "제목 없음"이라는 새 규칙이 목록에 추가됩니다. 규칙에 이름을 지정한 다음 "조건"버튼을 클릭하십시오..

필터 창을 사용하면 메일을 포맷해야하는 조건을 결정할 수 있습니다..

우리는 여기서 간단한 예제를 사용하여 "Rob Woodgate"가 보낸 메시지를 찾고 제목 필드에 "Outlook"이라는 단어를 포함시킵니다.

이렇게하려면 먼저 "보낸 사람"단추를 클릭하면 주소록이 열리고 연락처를 선택합니다.

그런 다음 "단어"필드에 "Outlook"을 추가하고 "입력란"드롭 다운 목록에서 "제목 필드 만"옵션이 선택되었는지 확인하십시오. 완료되면 "확인"을 클릭하십시오..

다시 조건부 서식에서 "글꼴"단추를 클릭하십시오..

우리가 설정 한 필터와 일치하는 메시지를 보라색과 굵은 체로 표시하도록 할 것입니다. 원하는대로 설정하고 "확인"버튼을 클릭 한 다음 "확인"을 다시 클릭하여 조건부 서식 창을 닫은 다음 한 번 더 고급보기 설정 창을 닫습니다.

규칙은 즉시 적용됩니다. 아래에서 볼 수 있듯이 우리 조건을 만족하는 메시지는 굵고 자주색입니다..

이는 단순한 예일뿐입니다. 아주 복잡한 조건을 추가 할 수도 있습니다. 필터 창으로 돌아 가면 "추가 선택 사항"탭으로 전환하여 선택할 수있는 추가 조건을 볼 수 있습니다.

여기에서 메시지의 일치 여부를 선택할 수 있습니다.

특정 카테고리가 지정되었습니다.
읽었거나 읽지 않은 상태입니다.
첨부 파일이 있거나 첨부 파일이 없습니다.
높음, 보통 또는 낮은 우선 순위로 표시됩니다.
그것은 당신, 다른 누군가, 아무도 없거나 완전한 것으로 표시되어 있습니다.
검색중인 텍스트가 사례와 일치해야합니다.
특정 크기, 특정 크기보다 크거나 작음 또는 두 크기 사이

'고급'탭으로 전환하면 복잡한 조건을 만들 수 있습니다..

고급 탭을 사용하면 Outlook의 아무 곳에서나 필드를 선택하고 일치시킬 조건을 선택할 수 있습니다. 이는 발신자를 정확한 주소와 일치시키는 것과 같이 매우 간단 할 수 있지만 선택할 수있는 옵션이 많습니다. 규칙에서받은 이메일과 일치하도록하고 싶다고 가정 해 보겠습니다. "필드"버튼을 클릭하고 "날짜 / 시간 필드"를 가리킨 다음 "수신"옵션을 클릭하십시오..

'조건'드롭 다운을 클릭하여 조건을 선택하십시오..

선택 사항은 예상보다 훨씬 높습니다.

언제든지
어제
오늘
내일
지난 7 일간
앞으로 7 일 이내에
지난주
이번 주
다음주
지난 달
이번 달
다음 달
에
이후 또는 이후
그 전후
중에서
존재한다.
존재하지 않는다

그리고 선택할 수있는 다른 필드는 비슷한 양의 옵션을 제공합니다..

조건을 선택하고 값을 추가 한 다음 "목록에 추가"버튼을 클릭하십시오..

원하는만큼 조건을 목록에 추가 할 수 있습니다. 얼마나 많은 필드가 있는지 알기 위해 "모든 메일 필드"메뉴를 살펴보십시오..

"모든 연락처 필드"메뉴에는 4 열 이상의 옵션이 있습니다. 너무 많은 옵션을 사용하여 합리적인 스크린 샷에 맞출 수 없었습니다. 그래서 우리는 각 분야와 조건을 거치지 않을 것입니다. 그러나 이제는 그 분야와 조건을 알고 있습니다..

규칙에서 여러 조건을 설정하여 원하는대로 특정 조건을 얻을 수 있습니다. 지난 7 일 동안 수신 된 특정 연락처에서 왔고 제목에 특정 단어가 포함되어 있으면 Outlook 16 비트 글꼴을 빨간색으로 표시하고 싶습니다., 과 첨부 파일을 포함 하시겠습니까? 문제가 아니다.

규칙을 삭제하는 방법

규칙을 만들고 더 이상 필요하지 않으면 삭제하기 쉽습니다. 조건부 서식 창에서 삭제할 규칙을 선택하고 "삭제"버튼을 클릭하십시오. Outlook의 기본 제공 규칙이 아니라 만든 규칙 만 삭제할 수 있습니다..

원하는만큼 조건을 추가하고 원하는만큼 규칙을 적용 할 수 있습니다. 그리고 우리가 전에 보여 줬던 것처럼 조건부 서식 규칙을 원하는 방식으로 설정하면보기를 다른 폴더 나 원하는 경우 모든 폴더에 복사 할 수 있습니다.