Outlook의 자동 보관이란 무엇이며 어떻게 작동합니까?
사서함 정리 도구를 사용한 경우에는 자동 보관 단추가 표시되지만 작동 방식과 수행 방식에주의해야합니다. 여기에는 그것이하는 일과 사용법을 설명하는 방법이 있습니다..
자동 보관 단추를 클릭하면 프로세스가 Outlook의 모든 폴더를 스윙하고 설정 한 자동 보관 규칙을 적용합니다 (기본 자동 보관 규칙은 아무 것도하지 않으므로 걱정할 필요가 없습니다. 버튼 클릭). 그러나 오래된 항목을 보관중인 보관소로 옮기고 싶다면 AutoArchive는 자동 보관 처리 방식을 사용합니다. 설정하고 실행하는 방법을 살펴 보겠습니다..
자동 보관 기능을 켜는 방법
먼저, 자동 보관을 켜고 설정을 선택해야합니다. 파일> 옵션> 고급으로 이동 한 다음 "자동 보관 설정"버튼을 클릭하십시오..
"모든 항목 자동 보관 실행"옵션이 해제되어있는 경우 (기본값) 자동 보관은 실행되지 않습니다..
일단 "자동 보관 실행"옵션을 켜면 모든 옵션을 사용할 수 있습니다..
파일 정리에서 하나의 창 설정을 가진 폴더 정리와 달리 수동 작업으로 원하는 모든 폴더에 대해 이러한 설정을 실행할 수 있으므로 여기에 표시된 자동 보관 설정이 기본 설정입니다. 자동 보관 기능이 설정된 각 폴더는 이러한 기본 설정을 사용하거나 원할 경우 다른 폴더에 대해 다른 설정을 사용할 수 있습니다. 나중에 그 방법을 설명 하겠지만, 지금은 기본 설정을 살펴 보겠습니다..
자동 보관을 설정하는 방법
우선 알아야 할 점은 자동 보관 기능이 켜져 있으면 14 일마다 실행된다는 것입니다. 위쪽 화살표와 아래쪽 화살표를 사용하거나 숫자를 입력하여 변경할 수 있으며 1에서 60 일 사이의 값을 선택할 수 있습니다. 두 자리 숫자를 입력 할 수 있지만 60을 초과하는 경우 Outlook에서 "확인"을 클릭하면 오류 메시지가 표시되고 값을 저장해야만 저장됩니다.
다음 옵션 인 "자동 보관 실행 전 확인"- 자동 보관이 발생하기 전에 Outlook에서 프롬프트를 표시하도록 선택할 수 있습니다. 이 프롬프트를 사용하면 원하는 경우 설정을 검토하거나이 자동 보관 실행을 취소 할 수 있습니다.
나머지 설정은 아카이브 할 항목과 아카이브 프로세스 중에 발생하는 사항과 관련됩니다. 첫 번째 옵션 인 "만료 된 항목 삭제 (전자 메일 폴더 만 해당)"는 만료일이 추가 된 전자 메일과 관련이 있습니다. 이러한 폴더에 대해 자동 보관을 설정해도 작업이나 이벤트에는 영향을주지 않습니다..
나머지 설정은 이메일뿐만 아니라 모든 항목에 적용됩니다. 즉, 일정 이벤트, 작업, 메모 및 업무 일지 항목을 의미합니다..
"이전 항목 보관 또는 삭제"를 켜둔 채로두면 Outlook의 기본 설정은 Outlook에서 6 개월이 넘은 항목을 보관 파일이라는 새 별도의 .pst 파일 (기본적으로)로 이동하고이 주소를 탐색 창의 Outlook을 사용하면 필요할 때마다 보관 된 항목에 액세스 할 수 있습니다. "이전보다 오래된 항목을 지 웁니다"값을 1 일에서 60 개월까지 변경하고, 다른 .pst 파일을 선택하여 항목을 보관하거나 "오래된 항목을 영구히 삭제"하도록 선택할 수 있습니다.
이 삭제는 지운 편지함 폴더를 우회하여 Outlook에서 항목이 완전히 삭제된다는 경고를받습니다. 설정에 따라 메일 서버에서 계속 액세스 할 수는 있지만 여기에 의존해서는 안됩니다. 항목을 영원히 삭제하려면이 옵션 만 선택하십시오..
"확인"을 클릭하면 자동 보관 기능이 켜집니다. 오늘부터 시작하여 선택한 "자동 보관 실행"값 (기본적으로 14 일마다)과 함께 실행됩니다. 그래서 한번 켜면 꽤 빠르게 돌아가도록 기대해야합니다. 우리의 테스트에서 자동 보관을 실행할 것인지 묻는 메시지가 나타나고 스위치를 켜는 데 10 분도 걸리지 않았습니다. 자동 보관은 기본적으로 일부 폴더에서만 실행되므로 특정 폴더에서 실행하거나 다른 폴더에서 실행되는 방식을 사용자 지정하려는 경우에는 계속 읽기.
설정하고 다른 폴더에 대한 자동 보관 사용자 지정 방법
자동 보관 기능을 설정하면 기본적으로 다음 폴더에 대해서만 실행됩니다.
- 보낸 편지함
- 삭제 된 항목
- 캘린더
- 할 일 목록
다른 폴더에서 실행하려면 각 폴더에 대해 폴더를 켜야합니다 (또는 폴더를 실행하지 않으려는 네 개의 폴더 중 하나에서 폴더를 해제해야합니다). 탐색 창에서 폴더를 마우스 오른쪽 단추로 클릭하고 "속성"을 클릭하여이 작업을 수행하십시오.
리본에서 폴더> 폴더 속성을 선택하여 폴더 속성에 액세스 할 수도 있습니다. 탐색 창에 표시되지 않는 일정 및 작업과 같은 폴더의 경우 폴더 속성에 액세스 할 수있는 유일한 방법입니다. 자동 보관 설정으로 곧바로 이동하는 옵션도 있습니다. 폴더 속성 내부에 있음.
폴더 속성 창에서 해당 폴더의 설정에 액세스하려면 자동 보관 탭을 누릅니다..
대부분의 폴더에서 "이 폴더의 항목을 보관하지 않음"설정이 기본적으로 설정됩니다. 즉, 자동 보관 프로세스가 실행될 때 폴더가 무시되고 그 안에 항목이 보관되지 않습니다. 폴더를 포함하려면 "기본 설정을 사용하여이 폴더의 항목 보관"옵션을 켭니다.
또는이 폴더의 자동 보관 설정을 기본값과 다른 것으로 설정하려면 "이 설정을 사용하여이 폴더 보관"을 설정하고 원하는대로 설정을 수정하십시오.
언제든지 모든 폴더를 기본 설정으로 되돌리려면 파일> 옵션> 고급> 자동 보관 설정으로 돌아가서 "모든 폴더에이 설정 적용"버튼을 클릭하십시오. 그러면 "이 설정을 사용하여이 폴더 보관"을 사용하는 모든 폴더가 변경되며 대신 "기본 설정을 사용하여이 폴더의 항목을 보관"스위치가 켜집니다..
자동 보관 기본 설정과 폴더 별 설정을 얻은 후에는 원하는대로 설정하고 백그라운드에서 조용히 작동하도록 프로세스를 남겨두고 공간을 확보하고 폴더가 너무 부풀어 오지 않게 할 수 있습니다.
