초보자 Outlook 2013에서 작업을 만들고 관리하는 방법

당신이 끊임없이 진화하는 할 일 목록이있는 화이트 보드 나 메모장을 가지고 있거나 포스트와 모니터로 책상과 모니터를 꾸미는 사람들 중 하나라면® 중요한 사건들을 상기시키면서, 당신을위한 기사.

Outlook에서는 예정된 날짜, 미리 알림, 범주 등의 모든 작업을 수행 할 수있는 작업으로 구성된 할 일 목록을 만들 수 있습니다. 요점은 상호 작용할 수 있고 정직하게 유지할 수있는보다 활동적인 종류의 작업 목록을 만드는 것입니다..

작업보기에서 작업하기

Google은 최근 Outlook 2013의 다양한 복잡성에 대해 논의 해왔으므로, 처음 접하는 분이라면 Google 소개를 읽어 보시기 바랍니다..

그렇지 않으면 Outlook을 작업보기까지 열고 둘러보십시오. 언뜻보기에, 그것은 당신이 꽤 비어 있고 불모임을 알게 될 것입니다. 우리가해야 할 것들이 많고 실행을위한 심부름이 아직 채워지지 않았기 때문입니다..

작업을 프로처럼 사용하고 Outlook으로 자신의 삶을 구성하는 방법을 보여 드리겠습니다. 약간의 시간과 노력을 들여 포괄적 인 일련의 작업을 수행 할 수 있습니다. 작업 세트는 만기일을 상기 시키거나 다른 사람에게 할당 할 수 있습니다!

할 일 추가

시작하려면 작업을 추가하려고합니다. 왼쪽에 익숙한 폴더 창이 있음을 알 수 있습니다. 이보기에 새 폴더를 추가하여 효과적으로 작업을 범주로 구성 할 수 있습니다. 필요한 경우 새 폴더 그룹을 만들어 전문 직업과 개인 생활간에 작업을 다시 분리 할 수도 있습니다..

시작하려면 작업 폴더 그룹에 My Tasks라는 항목과 To-Do List 및 Tasks라는 두 개의 하위 작업 폴더가 있습니다. 맨 위에있는 폴더를 마우스 오른쪽 버튼으로 클릭하면 작업 그룹의 이름을 지정할 "새 폴더 그룹"을 만들 수 있습니다.

"새 작업을 추가하려면 여기를 누르십시오"를 클릭하거나 홈 리본에서 "새 작업"을 클릭하여 빠른 작업을 추가 할 수 있습니다. 다음 제목없는 작업을 확인하십시오. 여러 옵션을 적용하고 작업, 세부 정보를 표시하고 관리 할 수 ​​있습니다.

우리의 업무에 약간의 기본 정보를 입력하고 "Save & Close"를 클릭하십시오. 시작 날짜, 종료 날짜 (해당되는 경우), 상태, 우선 순위 및 완료 비율을 선택할 수 있습니다. '미리 알림'확인란을 선택하고 Outlook에서 작업이 완료 될 때 알려주도록 설정할 수도 있습니다..

작업보기, 수정 및 업데이트

몇 가지 작업을 만든 후에는 작업보기에 표시됩니다. 만기 날짜를 변경하거나 카테고리를 지정하는 것과 같이 여기에서 몇 가지 기본 조작을 할 수 있지만, 실제로보고 편집하려면 두 번 클릭하여 열어야합니다.

다시 한번 우리의 임무가 있습니다. 상태 나 우선 순위 등을 변경하거나 "세부 정보"버튼을 클릭 할 수 있습니다.

작업과 관련된 다른 세부 정보가 있으면 여기에 입력 할 수 있습니다. 이것은 대부분의 사람들에게 적절하지 않을 수 있지만, 독립 계약자 또는 컨설턴트와 거래하는 경우 대략 비용이 얼마나되는지를 추적하기에 좋은 곳입니다.

재발로 옮기기 전에 언급 할 수있는 몇 가지 다른 것들이 있습니다. 작업 인터페이스에서 놀고있는 동안, 추측 할만한 가치가 없다거나 다른 사람이 입력해야 할 작업을 삭제하거나 전달할 수 있습니다..

또한 완료 표시, 할당 및 상태 보고서 전송과 같은 작업을 관리 할 수 ​​있습니다. 우리는 곧 그것에 대해 더 이야기 할 것입니다. 지금은 반복적 인 작업을 설정하는 방법을 간단히 살펴 보겠습니다..

되풀이 작업으로 작업하기

되풀이 작업 만들기는 되풀이 약속 또는 되풀이 모임 만들기와 같습니다. "반복"버튼을 클릭 할 때 나타나는 대화 상자는 꽤 친숙 해 보입니다..

매주 수요일에 되풀이되는 "일에 관한 이야기"작업이 여기에 있습니다. 끝이 보이지 않습니다. 또한 작업이 반복되는 시간까지 작업을 완료하지 않더라도 다른 작업이 계속 생성됩니다..

"새 작업 다시 생성"옵션을 선택하면이 작업을 무시할 수 있습니다.이 옵션은 x 일에 자동으로 반복되는 대신 현재 작업이 완료로 표시 될 때까지 작업을 재생성하지 않습니다.

다른 사람에게 작업 할당

우리는 "일에 관한 이야기!"라는 과제를 모두 설정했습니다. 이제는 다른 사람들에게만 해명해야합니다! 리본의 작업 관리 섹션에서 "작업 할당"버튼을 클릭하십시오..

이렇게하면 작업이 전자 메일로 열리고 다른 사람에게 보낼 수 있습니다. 이 경우 작업을 다른 사람에게 이야기하기 위해 과제를 할당 할 것이므로 이메일로 보내 드리겠습니다..

"받는 사람"필드에 주소를 입력하거나 주소록에서 행운의 이름을 뽑을 수 있습니다. 주소록을 설정하지 않았습니까? 연락처를 Gmail에서 Outlook으로 바로 가져 오는 방법 등 연락처를 만들고 관리하는 방법에 대해 알아보십시오..

그러면 수령인은 "수락"또는 "거절"옵션을 사용하여 전자 메일을 받게됩니다. 상사가 화나게하려는 것이 아니므로 우리는 그 일을 받아 들일 것입니다. 게다가 일하는 것에 대해 이야기하는 것은 결코 나쁜 생각이 아닙니다.!

마지막으로, 권한이 있다면 현재 할당 된 작업의 진행 상태 (또는 부족 상태)를 알고 싶을 것입니다. 상태 보고서를 보낼 수 있습니다..

전반적으로 평균 가정용 Outlook 사용자는 집에서 심부름을하거나 집안일을 지우는 수단으로 작업을 사용하는 경향이 있지만 업무 처리 능력의 전체 범위를 아는 것은 유용합니다. 홈 리본의 나머지 부분으로 이동하여 거기에서 작업을 관리하기 위해 수행 할 수있는 작업에 대해 이야기합시다..

보기로 작업 관리 및 정렬

일주일 동안 몇 가지 작업이 완료되며 일부 작업은 완료되지 않습니다. 당신이 완성한 것, 당신은 완전한 것으로 표시하고 잊어 버릴 수 있습니다. 그러나 당신이 얻지 못하는 것들은 어떻게 든 관리되어야 할 것입니다. 아니면 끊임없이 날아가는 작업리스트를 가질 것입니다..

관리 방법은 몇 가지가 있습니다. 리본의 해당 영역을 살펴본 다음이 도구를 최대한 활용하는 방법을 보여줍니다..

"목록에서 제거"버튼을 클릭하면 목록에서 제거되고 목록에서 제거됩니다. Outlook에서 문제가 발생하는 경우 (예 : 작업이 반복되거나 불완전한 경우), 작업에 대해 수행 할 작업을 묻는 메시지가 표시됩니다.

또한 작업 목록에 표시된 작업으로 직접 작업 할 수도 있습니다. 자세한 내용은 다음 스크린 샷을 확인하십시오. 플래그 아이콘을 클릭하여 완료된 것으로 표시하거나 마우스 오른쪽 버튼을 클릭하여 후속 옵션을 볼 수 있음을 알 수 있습니다.

다음 스크린 샷에서 우리의 임무는 "우리의 발로 축구를 보면서 앉아 있습니다"는 내일 마감 예정이지만 다음 주에도 후속 조치를 위해 표시했습니다. 후속 작업을 만들면 기본적으로 완성 할 수있는 시간 동안 복제됩니다. 이 경우 내일의 작업을 완료로 표시하거나 제거 할 수 있지만 다음 작업은 중복 될 수 있습니다..

5 개의 미리 설정된 간격 중 하나에서 후속 작업을 수행 할 수도 있고 사용자 정의 후속 작업을 작성할 수도 있습니다.

마지막으로,보기를 변경하면 많은 양의 작업을 분할 할 수 있습니다. 리본에 표시되지 않으면 "보기 변경"버튼을 클릭하면이 옵션이 표시됩니다.

다음은 간단한 목록의 모습입니다. 이 뷰는 완료 상태 또는 카테고리 또는 다른 것의 차별을하지 않습니다. 과거의, 현재의, 미래의 모든 작업을 하나의 간단한보기로 제공합니다..

다른 한편, 우리가 활발한 임무에 의해 우리의 시각을 분류한다면, 우리는 사물들이 우리를 위해 크게 축소되는 것을 봅니다.

작업보기를 항상 변경하여 신속하게 정렬하거나 숨김으로써 최대한의 생산성 잠재력을 유지하십시오.!

작업 옵션

마지막으로 작업 옵션을 익히거나 다시 생각해 봅시다. 작업 옵션을 사용하여 설정을 변경하고 동작 및 모양을 변경할 수 있습니다. "옵션 -> 작업"을 클릭하여 파일 메뉴에서 파일에 접근 할 수 있습니다. "

마감일, 기한 초과 및 완료된 작업 색상, 근무 시간 및 기타 간단한 조작으로 작업에 대한 미리 알림 옵션을 설정할 수 있습니다. 이제는 연체 된 작업이 밝은 파란색으로 표시되도록하거나 시작일 대신 종료일에 기본 미리 알림을 원할 경우 여기에서 변경할 수 있습니다.

알 수 있듯이 Outlook은 자체적으로 매우 포괄적 인 응용 프로그램으로 밝혀졌습니다. 아직 일정 및 메모에 대해서는 아직 이야기하지 않았습니다. Tasks를 사용하여 조직의 기술을 한 단계 업그레이드 할 수 있기를 바랍니다. 설정하고 할당하기가 쉽습니다. 알림을 받고 목록에있는 모든 항목을 천천히 확인해 보는 것이 좋습니다..

그동안 귀하의 의견을 듣고 자합니다. 질문이나 의견을 남기고 싶습니다. 우리의 토론 포럼에 들어가서 불을 끄십시오..