초보자 Outlook 2013에서 일정을 만들고, 관리하고, 공유하는 방법

책임이없는 삶을 사는 것이 아니라면, 해가 매일 상승하여 매일 일정에 정착합니다. 매일 무슨 일이 벌어지는 지 모르는 경우, 놓친 약속 및 놀람 모임의 미로에서 빠져 나올 수 있습니다..

Outlook의 일정에 대해 이야기 해 봅시다. 전자 메일을 제외한 (때로는 더 많은 경우) 조직되고 생산적이어서 이벤트를 관리하고 작업을 수행하는 기능을 사용하기 때문입니다. Outlook이 대부분의 다른 응용 프로그램보다 좋은 결과를 얻는 것 중 하나는 일정입니다. Outlook의 일정 기능은 이벤트 생성, 수정 및 공유와 관련하여 두 번째로 탁월합니다..

이 기사는 주로 간단한 것들에 초점을 맞출 것이다. 캘린더를 만들고 관리하고, 약속을 추가하고, 모임을 쉽게 공유 할 수 있도록 주소록의 다른 사람들과 공유하는 방법을 알려 드리겠습니다. 작업이 끝나면 전자 메일이나 연락처, 주소록과 같은 기본 사항을 Outlook에서 사용하는 것 이상의 방법을 보여 주며 바쁜 생활에 일정을 통합하고 가정 또는 소규모 사무실을 개선 할 수 있습니다.

캘린더 기본 사항

Outlook을 사용할 때마다 언제든지 캘린더 기능을 사용할 수 있습니다. 전자 메일 계정을 설정하지 않은 경우에도 Outlook의 나머지 기능을 계속 사용할 수 있습니다. 그러나 공동 작업 기능을 활용할 수 있다면 달력이 가장 잘 작동하므로 전자 메일 계정을 사용하면 모임 초대장을 보내고 참석자 알림을받을 수 있습니다..

이에 상관없이 기본 Outlook 프로필과 연결된 기본 캘린더 인 기본 일상 캘린더가 있습니다. 월별보기이지만 정렬 탭의 기능을 사용하여보기를 변경할 수 있습니다.

예를 들어, 아래는 주 전체보기와 비교하여 일주일보기입니다. 매우 간단합니다. 날씨 (도시에 설정할 수 있음) 및 검색 창 회의 나 약속이있는 경우 여기에서 볼 수 있으며 캘린더 가장자리를 따라 각각 "이전 약속"또는 "다음 약속"단추를 클릭하여 이전 또는 다음 주로 건너 뛸 수 있습니다.

조금만 이동하여 특정 또는 특정 요구에 더 잘 맞게 캘린더의 일정을 변경하는 방법에 초점을 맞추십시오..

캘린더의 근육 flexing

당신은 당신의 달력의 배열과 외관을 바꾸기 위해 꽤 많은 것을 할 수 있습니다. 아래의보기 탭을 확인하면 조직의 요구에 맞는 캘린더에 사용할 수있는 다양한 스타일을 볼 수 있습니다..

다음 캘린더를 확인하십시오. 우리는 외관에 약간의 변화를주었습니다. 하나 들어, 당신은 미묘하지만 좋은 터치 색상을 변경할 수 있습니다.

보기 탭에는 현재있는 모드를 강조하기 위해 다른 여러보기를 추가 할 수 있습니다. 예를 들어, 오른쪽 열에 캘린더, 사람 및 작업을 추가 할 수있는 할 일 모음이 있습니다 (위 참조). 이 할 일 모음은 현재 사용중인 모드에 맞게 사용자 정의 할 수 있으므로 위의 스크린 샷과 같이 작업 및 캘린더를 사용하도록 설정 한 경우에도받은 편지함으로 전환하면받는 사람을 다시 활성화해야합니다 -도 바.

각 모드에서보기 탭을 사용하여 놀아 보는 것이 좋습니다. 모든 모드가 정확히 같지 않을 것이기 때문입니다. 예를 들어 독서 창은 캘린더보기에서별로 사용하지 않지만받은 편지함에는 큰 도움이됩니다..

마찬가지로 일별 작업보기가 활성화 된 일일 일정보기를 확인하십시오. 당신은 아래에 귀하의 정당한 작업과 함께 여기에 일일 일정을 볼 수 있습니다.

다음 기사에서 작업에 대해 더 많이 이야기하겠습니다.하지만 약속 및 모임에 대해 알고 싶은 모든 것에 집중하겠습니다..

약속 및 회의 추가

약속 및 회의 설정에 대해 살펴 보겠습니다. 다음 예에서는 피자 파티를 주최하고 있습니다. 주제는 당연히 약속의 성격이며, 피자 파티가 반드시 "약속"이되는 것은 아니지만, 아이디어를 얻습니다. 그런 다음 피자 파티가 개최되는 곳과 시작 및 종료 시간과 같은 다른 특성을 추가 할 수 있습니다.

메모, 지침 또는 지침을 이벤트에 추가 할 수있는 많은 공간 (기술적으로 무제한)이 있습니다. 물론 다른 사람들이 없다면 파티가별로 아닙니다. 그래서 우리는 일부 참석자를 초대해야합니다. 일단 사람들을 초대하면 더 이상 약속으로 간주되지 않습니다. 대신 Outlook에서는이를 Outlook으로 변경합니다. 다음 스크린 샷에서 우리는 새로운 약속이 회의로 바뀌 었음을 알 수 있습니다..

직접 이름을 입력하거나 "받는 사람"단추를 클릭하여 주소록의 참석자를 추가 할 수 있습니다. 주소록을 아직 설정하지 않은 경우 주소록을 추가 및 관리하고 Gmail과 같은 다른 출처에서 연락처를 가져 오는 방법을 알려줄 수 있습니다..

체이스로 바로 넘어갈 수 있으며 리본의 홈 탭에서 "새 미팅"을 클릭하기 만하면됩니다. 참석자를 초대 할 때 추가 응답 옵션을 요청할 수 있습니다.

응답을 요청하면 (단순히 단어를 빼고 그 단어를 남기지 않고) 초대받은 사람은 회신 할 수있는 기회를 갖게됩니다. Outlook.com 전자 메일 계정과 같은 Microsoft 제품을 사용하면 메시지에서 직접 응답 옵션을 사용할 수 있습니다..

Gmail에서는 거의 동일한 방식으로 초대장을받을 수 있습니다. 그러나 응답하면 이벤트 주최자에게 전송되어 Outlook에 자동으로 추가됩니다..

약속과 모임에 대해 분명히 했으므로 변화가 불가피하기 때문에 수정하고 취소 할 것입니다. 때로는 최선의 계획을 세우는 것이.

회의 수정 또는 취소 및 응답 추적

뭔가가 생겨서 피자 파티를 토요일 밤에 옮겨야합니다. 이것은 우리에게는 아무런 문제가 아니지만 참석자는 무엇입니까? 글쎄, 그들의 계획은 전적으로 그들에게 달려 있지만 아웃룩은 최소한 변경 사항을 알리는 것을 쉽게합니다..

모임을 수정하고 참석자에게 알리려면 먼저 Outlook 일정에서 이벤트를 열고 필요한 사항을 변경하십시오. 이 경우, 우리는 하루 만에 회의를 다시 진행할 것입니다. "업데이트 보내기"를 클릭하면 변경 사항에 대한 초대 대상자가 업데이트됩니다..

이 시점에서 초대장을 수락 한 참가자가 있다면 다시 수락해야합니다..

이제는 회의 진행 상황을 추적하는 방법을 보여줄 수있는 좋은 기회입니다. '추적'버튼을 클릭하면 여기에서 회의 진행 상황을 볼 수 있습니다. 지금 당장, 단 한 명의 초대받은 사람 만이 받아 들였을 것입니다. 아마도 이번주 토요일은 그렇게 좋은 시간이 아닙니다..

어, 다시 뭔가가 생겨서 회의를 취소해야합니다. "회의 취소"버튼을 클릭하기 만하면됩니다. 귀하의 초대장이 변경되며 나쁜 소식을 클릭하여 보내려면 "취소 보내기"버튼이 표시됩니다..

이전 초대자는 업데이트 된 이메일을 받게되며 이벤트는 Outlook 일정에서 삭제됩니다.

이벤트

약속이 설정되고 회의가 입력되고 저장되면 달력에 표시됩니다. 마우스를 가져 가면 관련 세부 정보가 표시됩니다. 이 시점에서, 모든 것이 좋다면, 당신은 그것을 남겨두고 다른 것들로 이동할 수 있습니다..

그러나 변경하거나 삭제하려는 경우 리본을 두 번 클릭하거나 리본에서 적절한 동작을 사용하여 열 수 있습니다. 여기에는 "열기"버튼이 있습니다.

오른쪽 클릭 컨텍스트 메뉴에서 동일한 리본 컨트롤에 액세스 할 수 있습니다.

회의 또는 약속을 연 상태에서 옵션 탭을 확인하면 상태 (예 : 통화 중, 미정, 부재 중 등) 변경, 알림 설정, 시간대 변경 및 변경 사항을 적용 할 수 있습니다. 되풀이되는 사건.

반복되는 이벤트는 주간 회의 또는 분기 별 수입 행사와 같이 일반적으로 사용하거나 친구와 점심을 같이하기 때문에 설정 방법을 알고있는 것이 좋습니다. 스크린 샷에서 볼 수 있듯이이 작업은 매우 간단합니다. 당신은 약속 시간, 패턴, 그리고 물론 재발이 발생할 범위 나 기간을 설정할 수 있습니다.

다음 이미지에서 볼 수 있듯이 매주 월요일 오후 1시에 반복 일정을 설정했으며, 계속해서 일정 기간 동안 계속됩니다..

회의 및 약속에는 몇 가지 주요한 차이점이 있지만 여전히 모양이 바뀌고 동일한 방식으로 수정 될 수 있으므로 약속에 대해 볼 수있는 모든 옵션은 회의에서 동일하게 유지된다는 점을 기억해야합니다.

캘린더 항목에 파일 또는 문서 첨부

수의사에게 애완 동물을 데려가거나 기름을 바꾼다거나 약속을 한 것으로 상상해보십시오. 어느 경우 든 잊지 말고 첨부하려는 문서 나 이미지가 있습니다..

다음 예에서는 오일이 마침내 바뀌고 쿠폰이 있습니다. 쿠폰을 인쇄하여 미리 기억해 두거나 약속에 첨부하여 Outlook에서 알려 주면 쿠폰이 바로 표시되므로 생각하고있는 동안 인쇄 할 수 있습니다..

이렇게하려면 "첨부 파일"을 클릭 한 다음 저장 위치를 ​​찾아야합니다. 파일을 그대로 삽입하거나 텍스트로 인라인으로 붙여 넣거나 파일의 위치를 ​​하이퍼 링크로 삽입 할 수 있습니다. 이 경우 PDF를 그대로 첨부합니다..

물론 비즈니스 미팅을 위해 문서를 공유하거나, 학생에게 학습 자료를 보내거나, 상황에 따라 보충 정보가 필요한 경우 유용한 정보가 될 것입니다.

캘린더 관리 및 공유

캘린더를 관리하면 두 가지를 수행 할 수 있습니다. 다양한 소스에서 캘린더를 열 수 있으며 캘린더 그룹을 만들고 저장할 수 있습니다.

'캘린더 열기'버튼을 클릭하면 인터넷을 비롯한 여러 소스에서 캘린더를 만들거나 빈 캘린더를 만들 수 있습니다. 빈 달력을 만드는 한 가지 이점은 직장과 가정 생활을 분리하여 유지할 수 있다는 것입니다..

다음 스크린 샷에는 여러 개의 캘린더가 생성 된 것을 볼 수 있으며 작업을위한 특수 그룹을 만들었습니다. 실제로 한 달력에서 다른 달력으로 이벤트를 끌 수 있습니다. 우리가 선택한 두 달력에 주간 회의 항목이 어떻게 표시되는지 보여줍니다..

캘린더간에 이벤트를 드래그 할 수 있다는 것은 약속이나 모임을 추가하는 데 시간을 소비했다가 나중에 다른 캘린더에 있어야한다고 결정하면 이벤트를 다시 만들 필요가 없습니다.

마지막으로 캘린더를 전자 메일로 보낼 수 있지만 캘린더를 공유 할 수 있습니다. 이 기사에서는 이전 기사에서 간단하게 다뤘지만, 이는이를 수행하는 또 다른 방법 일뿐입니다. 다음 스크린 샷에서는이 옵션을 사용할 때 어떤 일이 발생하는지 보여줍니다..

공유 할 캘린더, 날짜 범위 (하루 일정에서 전체 캘린더까지), 공유 할 세부 정보 수준 (간단한 가용성, 제한적, 전체 세부 정보)을 지정할 수 있으며 사용할 수있는 몇 가지 고급 옵션이 있습니다.

이러한 방식으로 공유하면 다른 Outlook 사용자와 일정 정보를 쉽고 빠르게 원활하게 보급 할 수있을뿐만 아니라 사용자에게 보낸 일정을 통합 할 수 있습니다..

캘린더 옵션

정렬 할 수있는 몇 가지 일정 옵션이 있습니다 (전자 메일만큼 많이는 아니지만). 이 옵션의 대부분은 전문적이고 개인적인 요구에 효과적으로 부합하도록 달력을 구성하기위한 것입니다..

예를 들어, 근무 시간과 근무 시간을 변경하고, 휴일을 추가하고, 시간대를 변경하고, 기본 색상을 설정하고, 화씨와 섭씨를 선택할 수도 있습니다. 너의 여가 시간에 길을 나와 너에게 가장 좋은 것을 시험해보십시오..

Outlook의 캘린더 기능은 최고 수준이며 중앙 Exchange 서버가있는 조직에서 일하면 공유 캘린더에서 공동 작업하고 이벤트를 보는 방법에 익숙 할 것입니다. 이 모든 기능은 로컬 Outlook 설치 내에서 원활하게 작동하여 더 강력하고 편리하게 사용할 수 있습니다..

집에서 같은 프로그램에 많은 기능을 갖춘 캘린더가있는 것이 좋습니다. 전자 메일 응용 프로그램에서 캘린더 응용 프로그램으로 전환 할 필요가 없으며 일정을 예약하고 마우스 버튼을 몇 번만 클릭하여 참가자를 신속하게 초대 할 수 있습니다..

그러나 그것은 우리와 충분히 이야기하고 있습니다. 왜 지금 너 한테 듣지 않는거야? 토론 포럼에서 의견을 보내거나 의견을 말하십시오..