Microsoft Outlook의 사용자 지정 검색 폴더로 시간 절약

Outlook에서 검색하는 것은 매우 쉽지만 정기적으로 검색을 수행하면 반복적으로 동일한 검색을 반복해서 입력해야하는 이유는 무엇입니까? 사용자 지정 검색 폴더를 사용하면 이러한 사용자 지정 검색을 저장할 수 있으므로 클릭 한 번으로 또는 두 번 클릭하여 다시 볼 수 있습니다..

그리고 사용자 정의 검색 폴더를 저장된 검색과 같이 생각하는 것이 유감이지만 실제로는 그보다 더 시원합니다. 자동 업데이트되므로 Gmail의 라벨 기능과 마찬가지로 더 강력한 가상 폴더를 제외하고는 실제로 가상 폴더처럼 작동합니다. 특정 사람이 읽지 않은 메시지와 하나 이상의 첨부 파일 만 표시하는 폴더를 원하십니까? 문제 없어.

그들을 어떻게 설정하는지 살펴 보겠습니다..

Outlook에서 미리 정의 된 검색 폴더 만들기

Outlook에는 이미 사용할 수있는 미리 정의 된 여러 검색 폴더가 있습니다. 더 이상 사용자 정의 할 수는 없지만 필요한 경우 처음부터 살펴볼 필요가 있습니다..

시작하려면 창의 왼쪽에있는 Outlook 데이터 파일의 폴더 목록 맨 아래에서 검색 폴더를 찾으십시오. 각 데이터 파일에는 자체 검색 폴더가 있기 때문에 Outlook을 사용하여 둘 이상의 계정을 확인하는 경우 각각에 대해 서로 다른 검색 폴더를 설정할 수 있습니다.

하지만 검색 폴더를 만들 때까지는 "폴더 검색"폴더를 선택할 수 없습니다. 검색 폴더를 만들려면 리본의 "폴더"탭으로 전환 한 다음 "새 검색 폴더"버튼을 클릭하십시오.

새 검색 폴더 창이 열립니다. 메일 읽기, 사람과 목록의 메일 및 메일 구성과 같은 범주로 구성된 사전 정의 된 검색 폴더가 많이 표시됩니다. 대부분의 폴더는 설명이 필요 없으므로 자세히 다루지는 않습니다. 폴더를 탐색 할 수는 있습니다..

여기서 읽지 않은 메일을 보여주는 새로운 검색 폴더를 만듭니다. 읽지 않은 모든 메일이 저장되어있는 폴더가 무엇이든 상관없이 검색 할 수있는 편리한 검색 폴더입니다. 만들고 싶은 검색 폴더를 클릭 한 다음 "확인"버튼을 누르십시오..

아주 간단하고 맞습니까? 이제 더 강력한 맞춤 검색 폴더를 만드는 방법에 대해 살펴 보겠습니다..

Outlook에서 사용자 지정 검색 폴더 만들기

사용자 지정 검색 폴더를 사용하면 미리 정의 된 검색 폴더에 포함되지 않은 추가 기준을 사용할 수 있습니다. Outlook 메시지에 포함 된 모든 필드로 검색 할 수 있습니다. 더 중요한 것은 여러 기준을 사용하여 메시지를 선택하는 사용자 지정 검색 폴더를 만들 수 있다는 것입니다. 예를 들어 특정 사람의 메시지 만 표시하고 제목 줄에는 특정 단어가있을 수 있습니다.

검색 폴더를 만들려면 리본의 "폴더"탭으로 전환 한 다음 "새 검색 폴더"버튼을 클릭하십시오.

새 검색 폴더 창에서 목록의 맨 아래로 스크롤하여 "사용자 지정 검색 폴더 만들기"옵션을 선택한 다음 나타나는 "선택"버튼을 클릭하십시오..

사용자 지정 검색 폴더 창에서 폴더 이름을 입력하십시오..

다음으로 검색 기준을 설정하므로 '기준'버튼을 누르십시오..

폴더 검색 검색 창을 사용하면 검색을 실제로 사용자 지정할 수 있으며 원하는만큼 많은 조건을 선택할 수 있습니다.

"메시지"탭에는 제목이나 메시지 본문, 보낸 사람 및받는 사람의 특정 단어를 검색 할 수있는 기본 기준이 있습니다. "To"라인이나 다른 사람과 "To"또는 "Cc"라인에있는 유일한 사람인 메시지로 검색을 제한 할 수도 있습니다.

또한 메시지 수신, 전송, 수정 등을 기준으로 메시지의 시간 범위를 지정할 수도 있습니다. 예를 들어 지난 7 일 동안받은 메시지 만 표시 할 수 있습니다..

"추가 선택 사항"탭은 검색 범위를 좁힐 수있는 더 많은 기준을 제공합니다. 특정 카테고리의 메시지, 읽지 않은 메시지 또는 첨부 파일이있는 메시지, 메시지의 중요도, 플래그가있는 메시지 또는 메시지의 실제 크기로 검색 할 수 있습니다. 마지막으로 큰 첨부 파일을 찾고 삭제하는 데 도움이 될 수 있습니다..

"고급"탭을 사용하면 Outlook 개체가 저장할 수있는 모든 필드를 기반으로 조건을 추가 할 수 있습니다. 많은 것들이 있기 때문에 여기서 다루지 않을 것입니다. 그러나 다른 탭에서 찾지 못했던 항목으로 검색해야하는 경우 "필드"버튼을 클릭하고 메뉴를 탐색하여 찾을 수 있습니다..

이 3 개의 탭에서 원하는 모든 기준을 설정했으면 "확인"버튼을 클릭하여 사용자 정의 검색 폴더 창으로 돌아가십시오. 완료되기 전에 여기에서 구성하고 싶은 또 하나의 기능이 있습니다..

기본적으로 만드는 사용자 지정 검색은 Outlook 데이터 파일의 모든 폴더에서 가져옵니다. 특정 폴더로만 제한하려면 "찾아보기"버튼을 클릭하십시오..

폴더 선택 창에서 검색에 포함시킬 폴더를 선택한 다음 "확인"버튼을 누릅니다..

그런 다음 기본 사용자 화 윈도우로 돌아가서 "확인"을 다시 클릭하십시오..

Outlook에서 사용자 지정 검색 폴더를 만들어 폴더보기에 추가합니다..

일단 사용법을 익히면 사용자 지정 검색 폴더 기능이 매우 강력 해집니다. 다음은 검색 폴더를 사용할 수있는 몇 가지 예입니다.

• 상사와주고받는 메시지
• 범주별로 해결되지 않은 추가 작업 플래그가있는 메시지 (예 : 개인 범주의 확인되지 않은 항목 만 검색 할 수 있음)
• 중요도가 높은 메시지
• 클라이언트와주고받는 메시지 (검색 창에서 전체 도메인을 사용하고 모든 필드를 검색하도록 선택할 수도 있음)
• 첨부 파일이 있고 특정 크기를 넘는 메시지 (큰 첨부 파일을 없애고 데이터 파일의 크기를 줄이는 데 유용함)

그리고 그것은 단지 표면을 긁는 것입니다. 따라서 어떤 종류의 검색 폴더를 만드십니까? 의견을 통해 알려주십시오.!