Microsoft Word 문서의 크기를 줄이는 방법
Word 문서는 많은 수의 이미지, 글꼴 및 기타 개체가 포함 된 거대한 비정상적으로 긴 복잡한 문서를 가져올 수 있습니다. 그러나 문서가 겉으로는 아무 이유없이 손에 들어 가지 않는 것처럼 보입니다. 거대한 문서를 다루는 경우 다음은 파일 크기를 줄이기 위해 시도 할 수있는 몇 가지 사항입니다.
조금 큰 Word 문서가 있으면 가장 먼저 시도 할 것은 문서의 압축입니다. 이것은 How-To Geek과 같은 사이트가이를 수행하는 방법을 설명하는 포괄적 인 기사를 작성했기 때문이며 부분적으로는 이미지가 항상 Word 문서의 크기를 이유없이 늘리는 것처럼 보였기 때문이기도합니다. 그 기사에서 쓴 팁을 계속 따라 가야합니다. 왜냐하면 이미지가 있으면 도움을 줄 수 있기 때문입니다..
그러나 이미지가 없거나 이러한 팁을 따라 파일 크기를 더 줄여야 할 필요가있는 경우이를 처리 할 수 있습니다. 공유 할 수있는 팁이 많이 있으므로 Word 문서의 크기, 도움이 될만한 것들 및 일반적으로 권장하는 팁을 줄이는 데 도움이되는 것들로 나누었습니다..
시작하자.
확실히 문서의 크기를 줄이는 데 도움이되는 팁
당신이 찾는 모든 팁이 당신에게 유용 할 것은 아닙니다. 때로는 이것이 당신의 상황에 적용되지 않기 때문입니다 (아무런 이미지가 없다면 이미지 압축에 대한 팁은 사용되지 않을 것입니다). 그러나 때로는 팁이 틀린 것입니다. 이 섹션의 모든 팁을 테스트 했으므로 작동하는 것으로 알고 있습니다..
문서를 DOCX 형식으로 변환
Microsoft는 Office 2007에서 DOCX 형식을 출시 했으므로 여전히 .doc 형식을 사용하고 있다면 변환 할 시점입니다. 새로운 .docx 파일 형식은 기본적으로 문서의 내용을 압축하여 ZIP 파일로 작동하므로 .doc 파일을 .docx 형식으로 변환하면 문서가 작아집니다. (Excel (.xls에서 .xslx), PowerPoint (.ppt에서 .pptx) 및 Visio (.vsd에서 .vsdx)와 같은 다른 Office 형식에도 적용됩니다.)
.doc 파일을 변환하려면 Word에서 열고 파일> 정보> 변환을 클릭하십시오..
나타나는 프롬프트에서 "확인"을 클릭하고 "저장"버튼을 클릭하면 Word에서 문서를 .docx로 변환합니다. Word는 새로운 형식으로 문서의 새로운 버전을 만들어이 변환을 수행하므로 이전 .doc 버전을 사용할 수 있습니다..
우리는 이것을 6 개의 이미지, 다양한 테이블 및 서식 표시가 들어있는 샘플 20 페이지 .doc 파일로 테스트했습니다. 원본 .doc 파일은 6,001KB 였지만 변환 된 .docx 파일의 크기는 721KB에 불과했습니다. 원래 크기의 12 %입니다. 파일 크기를 줄이기 위해 아래에서 더 이상 설명하지 않는 사항은 없으므로 .doc 파일로 변환 할 수 있다면 .docx로 작업 할 수 있습니다..
그 (것)들을 베끼고 붙이기 대신에 당신의 그림을 삽입하십시오
문서에 이미지를 복사하여 붙여 넣을 때 Word는 처리 방법에 대해 특정 가정을합니다. 이러한 가정 중 하나는 붙여 넣은 이미지를 대용량 파일 형식 인 BMP 형식 또는 때로는 상당히 큰 PNG 형식으로 만들려는 것입니다. 간단한 대안은 이미지를 대신 편집 프로그램에 붙여 넣고 JPG와 같은 작은 형식으로 저장 한 다음 삽입> 그림을 사용하여 이미지를 문서에 삽입하는 것입니다.
아래의 작은 스크린 샷을 직접 빈 문서에 붙여 넣으면 문서 크기가 22KB에서 548KB로 증가했습니다..
스크린 샷을 Paint로 붙여 넣고 JPG로 저장 한 다음 JPG를 빈 문서에 삽입하면 문서가 331KB로 이동합니다. 40 %가 조금 넘습니다. 심지어 GIF 형식을 사용하면 문서가 60 % 이상 작아졌습니다. Scaled up은 10MB 문서와 4MB 문서의 차이점입니다..
물론, 당신은 항상 이걸로 도망 갈 수 없습니다. 경우에 따라 BMP 및 PNG와 같은 형식의 이미지 품질이 더 좋아야 할 수도 있습니다. 그러나 그것이 작은 이미지이거나 초고 품질을 필요로하지 않으면 가벼운 무게 형식을 사용하고 그림을 삽입하면 도움이 될 수 있습니다..
이미지를 저장하는 동안 편집하기
Word에서 이미지를 편집하면 모든 이미지 편집 내용이 문서의 일부로 저장됩니다. 즉, 문서에서 이미지를 자르면 Word는 전체 원본 이미지를 유지합니다. 이미지를 흑백으로 변경하면 Word는 원래의 풀 컬러 이미지를 유지합니다..
이렇게하면 문서 크기가 불필요하게 증가하므로 이미지를 변경하고 이미지를 되돌릴 필요가없는 경우 Word에서 편집 데이터를 삭제하도록 할 수 있습니다.
그러나 문서에서 불필요한 데이터를 제거하는 것보다 먼저 문서에 불필요한 데이터가없는 것이 좋습니다. 자르기 또는 화살표 추가와 같은 단순한 작업 일지라도 이미지를 문서에 삽입하기 전에 이미지 편집기에서 편집하는 것이 가장 좋습니다.
한 번에 모든 이미지 압축
예, 우리는 처음에이 기사가 다른 파일 크기를 줄이는 방법이지만이 주제에 대한 대부분의 기사는 한 번에 하나씩 이미지 (이미지를 포함하여)를 압축하는 방법을 알려줍니다. 여기 How-To Geek에서 우리는 모든 것을 할 수있는 더 나은 방법을 찾고 있습니다..
파일> 다른 이름으로 저장> 추가 옵션을 클릭하십시오. OneDrive에서 자동 저장을 사용하도록 설정 한 경우 "다른 이름으로 저장"보다는 "사본 저장"기능을 사용할 수 있습니다.
그러면 "다른 이름으로 저장"대화 상자가 열리고 여기에서 몇 가지 추가 옵션에 액세스 할 수 있습니다. 도구> 그림 압축을 클릭하십시오..
이렇게하면 "그림 압축"패널이 열립니다. 여기에서 한 번에 모든 이미지에 적용 할 압축을 결정할 수 있습니다.
"이 그림에만 적용"옵션은 모두 또는 아무 것도 아닌 도구이기 때문에 회색으로 표시됩니다. 문서를 저장할 때 모든 이미지에 이러한 옵션이 적용되거나 아무 것도 표시되지 않습니다. 따라서 다른 이미지에 대해 다른 옵션을 선택하려면이 옵션이 효과가 없습니다. 그러나 한 번에 모든 이미지를 압축하려는 경우이 옵션을 사용하십시오..
선택 사항을 선택하고 "확인"을 클릭 한 다음 모든 이미지가 압축 된 상태로 문서의 새 버전을 저장하십시오..
문서에 글꼴 포함 중지
은하에서 멀리 떨어진 이색적인 글꼴을 사용하지 않는 한, 문서를 공유하는 사람은 누구나 자신의 Word 사본 (또는 Libre Office와 같은 무료 대안)을 사용하여 읽을 수 있습니다. 그렇다면 왜 글꼴을 포함하여 파일의 공간을 낭비하고 싶습니까? 파일> 옵션> 저장으로 이동하여 "파일에 글꼴 포함"옵션을 해제하여이 문제를 방지하십시오..
이 점이 별 차이가 없을 것이라고 생각할 수도 있지만 잘못 될 수 있습니다. 글꼴 포함 기능이 켜져 있고 "공용 시스템 글꼴을 포함하지 않음"옵션을 해제 한 경우 파일 크기의 차이는 거의 2MB입니다. "공용 시스템 글꼴 포함 안 함"(Calibri, Arial, Courier New, Times New Roman 등과 같은 글꼴은 포함되지 않음)을 사용하더라도 파일은 여전히 거의 1.3 MB 더 큽니다..
예, 문서에 글꼴 포함을 중지합니다..
할 수있는 경우 다른 파일 포함 중지
우리는 최근 Word 문서에 Excel 스프레드 시트를 포함하거나 연결하는 방법을 보여주었습니다. 또한 PowerPoint 프레젠테이션이나 Visio 다이어그램과 같은 다른 파일에서도이 작업을 수행 할 수 있습니다. 스프레드 시트를 포함하지 않고 링크 할 수 있다면 Excel 파일의 크기를 대부분 절약 할 수 있습니다. 링크 된 스프레드 시트는 여전히 크기를 추가하기 때문에 모든 내용을 저장하지는 않지만 전체 embed보다 링크가있는 문서의 크기가 훨씬 작습니다. 물론 이점뿐만 아니라 연결하는 데에는 단점이 있기 때문에이를 이해하기 전에 해당 문서를 읽으십시오..
문서의 축소판 저장 중지
Word는 문서 탐색기에서 미리보기를 표시 할 수 있도록 문서의 축소판 이미지를 저장합니다. 요즘 파일 탐색기는 독자적으로이 작업을 수행 할 수 있으며 Word에서 도움이 필요하지 않지만 옵션은 문서에 그대로 있습니다. 721KB 테스트 문서에서이 옵션을 켜면 파일 크기가 3247KB로 증가했습니다. 원본 파일 크기의 4.5 배입니다. 이 설정은 파일> 정보> 속성> 고급 속성에서 찾을 수 있습니다..
"모든 Word 문서의 축소판 저장"확인란의 선택을 해제하고 "확인"을 클릭하십시오.
이 옵션의 이름은 약간의 오해의 소지가 있습니다. 여기에서 "모든 Word 문서"라고 열었을지라도 문서를 열 때만 열려있는 문서에만 영향을 미치기 때문입니다. 문서를 만들 때 기본적으로이 옵션이 켜져 있으면 'Normal.dotx 템플릿에서이 기능을 해제해야하며, Microsoft가 어떻게해야하는지 잘 모르는 경우이 작업을 수행하는 훌륭한 지침을 제공합니다..
이 설정을 "다른 이름으로 저장"대화 상자에서 해제 할 수도 있습니다.이 대화 상자에서는 약간 더 정확한 "미리보기 이미지 저장"이라고합니다.
문서에서 개인 정보 및 숨겨진 정보 제거
개인 정보가 문서의 크기에 추가 될뿐만 아니라 잠재적으로 독자에게 원치 않는 정보를 제공합니다. 숨겨진 것으로 포맷 된 정보가있을 수도 있습니다. 문서에이 숨겨진 텍스트가 필요없는 경우 제거하지 않는 것이 좋습니다.?
파일에서이 불필요한 정보를 제거하려면 파일> 정보> 문제점 확인을 클릭 한 다음 "문서 검사"버튼을 클릭하십시오..
"문서 속성 및 개인 정보"가 켜져 있는지 확인한 다음 "검사"를 클릭하십시오. 검사기의 실행이 끝나면 "문서 속성 및 개인 정보"섹션의 "모두 제거"를 클릭하십시오..
이 작업으로 테스트 파일 크기가 7KB 줄어들 었으므로 엄청난 금액은 아닙니다. 그러나 파일에서 개인 정보를 제거하는 것이 좋습니다. 따라서 어쨌든이 작업을 수행해야합니다. 이 데이터를 제거한 후에는 복구 할 수 없으므로 데이터를 제거하기 전에 데이터가 삭제되지 않았는지 확인하십시오. '보이지 않는 콘텐츠'및 '숨겨진 텍스트'옵션에 대해 동일한 작업을 수행 할 수 있지만 숨겨진 콘텐츠가있는 경우 파일 크기가 작아집니다..
자동 복구 기능을 사용 중지하면
사실, 모든 Office 응용 프로그램의 가장 큰 특징 중 하나 인 Word의 뛰어난 기능 중 하나는 자동 복구입니다. 이 기능은 작업 할 때 파일을 정기적으로 백업하므로 Windows가 밤새 시스템 업데이트를 수행하는 경우와 같이 Word가 충돌하거나 컴퓨터가 예기치 않게 다시 시작되는 경우 다음에 시작할 때 열린 문서의 자동 복구 버전이 제공됩니다 워드. 물론이 모든 버전이 파일 크기에 추가되므로 자동 복구 기능을 해제하면 파일 크기가 작아집니다.
파일> 옵션> 저장으로 이동하고 "[x 분마다] 자동 저장 정보 저장"옵션을 해제하십시오..
이렇게해도 즉각적인 차이는 나타나지 않지만 작업 할 때 새 자동 복구 버전이 파일에 추가되는 것을 중지합니다..
자동 복구 버전이 없으므로 Word가 비정상적으로 종료되거나 닫히면 마지막으로 저장 한 이후로 모든 작업이 손실됩니다..
모든 것을 완전히 새로운 것으로 복사하십시오
문서 작업을 할 때 Word는 백그라운드에서 다양한 작업을 저장하여 도움을줍니다. 가능한 경우이 기능을 해제하는 방법과 Word에서 수집하는 데이터를 삭제하는 방법을 보여 줬지만 여전히 필요하지 않은 문서에있을 수 있습니다. 이런 종류의 문서 크기 크리프가 발생하면 새로운 문서를 만든 다음 모든 문서를 복사 할 수 있습니다.
새로운 빈 문서를 작성하여 시작하십시오. Ctrl + A를 눌러 현재 문서의 모든 컨텐츠를 선택하십시오. 새 문서에서 Ctrl + V를 눌러 모든 항목을 붙여 넣습니다. 그러면 모든 텍스트, 섹션, 서식, 페이지 레이아웃 옵션, 페이지 번호 매기기 등 필요한 모든 것을 복사합니다..
새 문서에는 이전의 백그라운드 저장, 자동 복구 정보 또는 이전 버전이 없으므로 파일 크기가 줄어 듭니다..
이렇게하면 이미지의 모든 편집 데이터가 복사되므로 원본 문서에서 해당 데이터를 모두 제거한 다음 새 문서로 복사하는 것이 좋습니다. 그렇지 않다면 큰 문제가 아닙니다. 새 문서에서도 제거 할 수 있습니다..
이것이 몇 킬로 바이트에서 많은 메가 바이트까지 될 수 있기 때문에 이것이 얼마나 절약 될지는 말할 수 없지만, 문서에서 가능한 한 많은 뚱뚱한 부분을 떼어 내고 싶다면 항상할만한 가치가 있습니다..
보너스로, 우리는 또한 새로운 문서 트릭으로이 복사 / 붙여 넣기가 Word 문서의 이상한 오류를 해결하는 것을 보았습니다..
팁 힘 문서 크기 줄이기 도움말
도움이 될만한 도움말이 있지만 Google에서 긍정적 인 결과를 얻을 수 없습니다. 우리는 파일 크기를 줄이는 데 도움이되지 않는다고 말하는 것이 아니라, 특정 이점을 얻기 위해 특정 상황이 필요할 것으로 보입니다. 이전 섹션의 팁을 먼저 시도한 다음 필요한 경우 이러한 정보를 제공하는 것이 좋습니다..
백그라운드 저장 기능 끄기
문서가 복잡해지고 저장 한 지 오래 일수록 "저장"버튼을 클릭 할 때 저장하는 데 오래 걸릴 수 있습니다. 이 문제를 해결하기 위해 Word는 파일> 옵션> 고급에서 "백그라운드 저장 허용"이라는 설정을 사용합니다.
이 설정은 기본적으로 사용하도록 설정되어 있으며 사용자가 작업 할 때 문서를 백그라운드에 저장합니다. 아이디어는 "저장"을 클릭하면 저장하는 변경 사항이 줄어들어 더 빨리 저장된다는 것입니다. 이것은 Word에서 시스템 리소스가 비례하여 더 많은 양을 차지하는 오늘날의 상황을 되돌려 놓은 것입니다. 현대 시스템에서는 대개 길거나 복잡한 문서를 편집하지 않는 경우에는 필요하지 않습니다..
배심원은 파일 크기에 차이가 있는지 여부를 판단합니다. 이 설정을 사용하여 문서를 열어두면 테스트 문서의 크기에는 아무런 차이가 없습니다 (자동 복구를 켜 놓은 채로 놔두면 그랬다. 파일 크기를 늘리십시오). 약 30 분 동안 수정하면 "배경 저장 허용"설정 여부에 관계없이 문서 크기가 크게 변경되지 않았습니다. 문서를 저장하는 속도를 변경하지 않도록 설정하지 않았습니다..
간단히 말해서, 이것은 당신에게 달린 것입니다. 이 기능을 끄면 파일 크기가 줄어들지 않고 그대로두면 Word에서 자동으로 문서를 저장하기 때문에 좋은 점이 있습니다..
RTF로 변환 한 다음 DOCX로 다시 변환하십시오.
RTF는 RTF (Rich Text Format)의 약자이며 일반 텍스트보다 약간 더 많은 서식을 제공하지만 DOCX의 모든 종과 휘파람을 제공하는 것은 아닙니다. DOCX를 RTF로 변환하는 아이디어는 RTF를 DOCX 파일로 다시 저장할 때 파일 크기가 더 작아 지도록 모든 추가 형식 및 숨겨진 데이터를 제거한다는 것입니다.
우리의 20 페이지, 721 KB 테스트 문서를 RTF로 변환하면 파일 크기가 19.5 MB가되었습니다. 그래서 작은 파일을 원하면 RTF를 사용하지 마십시오. 다시 DOCX로 변환하면 714KB의 파일이 생성됩니다. 이것은 7KB 절약입니다. 1 % 미만입니다. RTF가 우리가 사용했던 간단한 표 형식을 처리 할 수 없기 때문에 다시 포맷해야했습니다 ... 크기를 최대 721KB까지 가져 왔습니다..
이것은 현대 DOCX가 RTF가 처리 할 수없는 많은 포맷 기능을 가지고있을 때 특히 많은 이점을 여러분의 문서에 가지고있는 것처럼 보이지 않습니다..
HTML로 변환 한 다음 DOCX로 다시 변환하십시오.
이것은 HTML이 웹 형식이라는 점을 제외하고는 RTF로 변환하는 것과 같은 아이디어입니다. 우리의 변환 테스트는 RTF를 사용하는 것과 거의 동일한 결과를 나타 냈습니다..
우리는 721 KB DOCX 파일에서이 작업을 시도하고 383 KB HTML 파일로 변환했습니다. 다시 DOCX로 변환하면 714KB의 파일이 생성됩니다. 그것은 1 % 절약이지만 포맷팅, 특히 헤더가 엉망이었습니다. 그리고 이것들은 다시해야했습니다.
문서의 압축을 풀고 압축하기
DOCX 문서는 7-Xip 또는 WinRar로 만든 아카이브와 같은 압축 파일입니다. 즉, 해당 도구 중 하나를 사용하여 열 수 있으며 모든 내용을 볼 수 있습니다. 한가지 팁은 DOCX에서 모든 파일을 추출하고 압축 된 아카이브에 추가 한 다음 해당 아카이브의 이름을 DOCX 파일 확장자로 변경하는 것입니다. 헤이 프레스토, 당신은 압축 된 Word 문서를 가지고 있습니다! 이론적으로는 이것이 가능할 수도 있지만 7-Zip과 WinRar 및 다양한 아카이브 형식을 사용하여 우리가 만든 .docx 파일을 열 때마다 Word에서 파일이 손상되었음을 알았습니다.
이 아이디어에는 몇 가지 장점이있을 수 있습니다. 우리의 721KB 파일은 72KB로 끝났지 만, 실제로 작동 시키려면 많은 시간을 할애하지 않는 한 권장하지 않습니다. 또한 압축 프로세스가 Word에서 문서를 열지 못하도록하는 압축을 해제했거나 압축했기 때문에 절약이 이루어질 수도 있지만 확실하지는 않습니다.
차이를 만들지는 않을 가능성이있는 일반적으로 제안되는 팁
인터넷에 떠있는 몇 가지 제안 사항이 있습니다. 소리 의미심장하지만 효과는별로 없을 것입니다. 그건 당신이 당신의 문서의 크기에 많은 영향을 미쳐서는 안된다는 것입니다..
이전 버전의 문서 제거
Word는 작업 할 때 문서의 이전 버전을 보관합니다. 이 기능은 자동 저장 기능이며 파일> 정보> 문서 관리로 이동하여 이전 버전을 제거하면 삭제하는 것이 좋습니다..
그러나 이전 버전이 Word 문서가 아닌 Windows 파일 시스템에 저장되어 있기 때문에 아무런 의미가 없습니다. 문서를 삭제해도 문서가 작아지지는 않습니다. 문서에서 이전 버전 정보를 제거하려면 새 문서에 내용을 복사하거나 이전에 제안한 것처럼 파일> 다른 이름으로 저장을 수행하여 새 문서에 저장하십시오.
서식이 아닌 텍스트 만 붙여 넣기
한 문서에서 현재 문서로 복사하여 붙여 넣을 때 다른 붙여 넣기 옵션을 사용할 수 있습니다.
"붙여 넣기"버튼을 클릭하거나 Ctrl + V를 누르면 기본 서식이 "원본 서식 유지"입니다. 기본 글꼴이 아닌 글꼴과 굵게, 기울임 꼴 등의 서식을 복사합니다. 그러나 대신 "텍스트 만 유지"옵션을 클릭하면 서식을 제거하여 파일 크기를 줄입니다..
모든 페이지의 텍스트에 다양한 서식을 적용한 20 페이지짜리 문서로이 작업을 시도했으며 평균 크기 차이는 페이지 당 2KB 미만이었습니다. 이 힘 250 개가 넘는 페이지 문서가있는 경우 중요합니다. 최대 0.5 MB 정도가 될 것이지만 서식이없는 250 페이지의 Word 문서를 가지고있을 것입니까? 아마도 대부분 읽을 수 없기 때문에 아마 포맷을 다시 추가 할 때 비용을 줄일 수 있습니다..
이 방법의 모든 이점은 아마도 위에서 설명한 팁에 달려 있습니다. 전체 문서를 복사하여 새 문서에 붙여 넣으면 이전 버전, 이전 편집 변경 사항 등이 제거됩니다..
페이지 크기 변경
Word 레이아웃> 크기 및 기본 "편지"크기에서 변경하여 이동하여 페이지 크기를 변경할 수있는 옵션을 제공합니다. 당신이 작고 비슷하지만 다른 크기의 "A4"와 같은 크기를 선택하면 다른 독자들도 눈치 채지 못할 것이라고 말하는 부동 한 팁이 있습니다..
우리는 "Letter"크기 인 721KB를 사용하여 20 페이지짜리 문서로이 작업을 시도했습니다. 크기를 "A4", "A5"( "A4"의 절반 크기), "B5"로 변경했으며 매번 문서는 721KB로 꾸준히 유지되었습니다. 즉, 파일 크기에 전혀 영향을주지 않았습니다..
언어 데이터 포함 중지
파일> 옵션> 고급 "Embed Linguistic Data"라는 설정이 있으며 여러 위치에서이 기능을 끄라는 팁을 볼 수 있습니다. 표면적으로 이것은 합리적인 것 같습니다. 여분의 언어 데이터는 문서의 크기를 증가시키지 않습니다.?
즉, 현대 .docx 파일을 사용하고 있다면 대답은 '아니오'입니다. Word는 장면 뒤에서 언어 데이터를 처리하며 문서에서 아무 공간도 차지하지 않습니다..
이 옵션을 해제하면 이전 .doc 파일에 약간의 차이가있을 수 있지만 필기 도구를 사용하고 Word에 저장할 수있는 "필기 인식 수정 정보"가있는 경우에만이 옵션을 사용하십시오. 그렇지 않으면 전혀 변화가 없습니다..
이것은 Word 파일을 크기로 줄일 수있는 방법을 보여주는 포괄적 인 목록이지만, 우리는 항상 새로운 방법을 시도하고 있습니다. 우리가 놓친 기술을 알고 있다면 코멘트에서 불을 끕니다. 우리는 그것을 살펴볼 것입니다.!
